Что такое асинхронное обучение и как оно ускоряет развитие в удалённых командах

По данным исследования группы компаний Б1, асинхронные форматы обучения не теряют популярность: 28% компаний используют видеокурсы, а ещё 26% — другие онлайн-форматы. Такой подход актуален для бизнеса, в котором сотрудники распределены по разным городам и часовым поясам. Вместо того чтобы собирать группы на тренинги и подстраивать расписание под каждого специалиста, можно подготовить вводный курс и отправить его всем новичкам.

В статье расскажем, как асинхронный формат помогает быстрее адаптировать стажёров и развивать навыки всей команды. Разберём:

• что такое асинхронный формат обучения и кому он подойдёт;
• какие у него есть плюсы и минусы;
• как внедрить асинхронное обучение в свою компанию.

Материал будет полезен руководителям отделов развития, HR*-директорам, L&D**-специалистам, методологам и разработчикам курсов. Кроме того, топ-менеджерам компаний и собственникам бизнеса, у которых есть удалённые сотрудники.

Что такое асинхронное обучение

При таком формате сотрудники проходят курсы в разное время и не подключаются к занятиям одновременно с наставником или группой. Например, новичок учится по схеме, которую заранее выстроил руководитель, но делает это самостоятельно — без общих встреч и привязки к расписанию.

Асинхронный формат обычно включает в себя:

Онлайн-курсы. Сотрудник проходит их в любое удобное время. Автор курса уже структурировал обучение по блокам, поэтому специалист двигается по заранее выстроенной траектории. Например, новый менеджер по продажам в первый день стажировки получает доступ к курсу «Как устроен продукт» и может изучить тему последовательно.

Видео. Показывает процесс или метод и может заменить длинный вебинар с наставником. Сотрудник изучает содержание в своём темпе и при необходимости может вернуться к отдельным шагам. К примеру, пересмотреть блок о том, как создать возвратную накладную в программе товароучёта.

Тесты. Руководители используют их для проверки знаний после прохождения курсов. Сотрудник получает результат автоматически, без ожидания обратной связи от наставника. Например, после прохождения теста специалист по рекламе видит, что не до конца разобрался в логике сегментации аудитории. Он может самостоятельно вернуться к нужному разделу на курсе.

Базы знаний. В них собирают инструкции, правила и регламенты, к которым сотрудник может обращаться в процессе работы. Они доступны в любое время и не требуют обращения к наставнику. К примеру, специалист технической поддержки получает от пользователя сигнал о сбое в системе. Он может найти нужную инструкцию в базе знаний и быстро диагностировать проблему.

Асинхронное и синхронное обучение: в чём разница

Чтобы понять, что такое асинхронное обучение, сравним его с синхронным — когда наставник и сотрудники учатся совместно.

Синхронный формат подходит для небольших компаний, сотрудники которых работают в одном часовом поясе и готовы подключаться к онлайн-тренингу в одно время. В таких условиях обучение удобно проводить в прямом эфире: наставник объясняет материал и, скорее всего, успевает ответить на вопрос каждого.

Асинхронный формат подойдёт для системного масштабирования теоретических знаний, когда важно обеспечить одинаковый уровень подготовки у множества людей в разных филиалах. Он особенно эффективен для адаптации новых сотрудников: обучающий контент можно проработать один раз и использовать многократно. Так получится обучить сотни сотрудников одновременно без нагрузки на наставников.

Кроме того, некоторые компании используют смешанное обучение, которое объединяет в себе преимущества обоих форматов: сотрудники сначала выполняют задания в онлайн-курсе, а затем разбирают сложные рабочие ситуации на встрече с наставником.

Формат полезен, когда нужно обучать большие команды, но часть навыков требует живой практики и обратной связи: например, в работе с профессиональным оборудованием на производстве, в проведении переговоров или в выступлениях перед большой аудиторией. 

Плюсы асинхронного формата для бизнеса

Формат помогает компаниям выстроить устойчивую и управляемую систему развития сотрудников. Его ключевые преимущества:

• снижает затраты благодаря повторному использованию одного и того же контента;
• позволяет одновременно охватывать множество сотрудников, не требует согласования расписаний и встреч;
• обеспечивает единый стандарт передачи знаний;
• снижает нагрузку на руководителей и наставников.

Асинхронный формат помогает быстрее вводить новых сотрудников в курс дела с минимальным участием наставников

Часто компании приходят к асинхронному формату, когда прежние методы отстают от темпов бизнеса. Например, в компании Befree во время роста сети внедрили платформу для управления обучением iSpring LMS и перевели значительную часть курсов в асинхронный формат. В результате уже в первом квартале число обученных специалистов выросло на 400%, а дистанционное обучение более чем 2000 сотрудников поддерживают всего три специалиста.

Минусы асинхронного формата и как их компенсировать

Асинхронный формат позволяет специалистам самостоятельно выбирать время и темп занятий, но требует высокой самодисциплины. Чтобы сотрудники развивались, руководителям нужно заранее продумать, как их поддерживать.

Чтобы асинхронный формат сработал, нужна единая система. Например, в ИТ-компании Sibedge использовали элементы асинхронного обучения, но они были разрознены: материалы хранились в Битрикс24, сотрудники проходили отдельные курсы и читали статьи на разных платформах.

Компания в течение двух недель собрала весь контент на платформе iSpring LMS, где можно не только назначать курсы, но и отслеживать прогресс каждого сотрудника. Чтобы разнообразить контент, в курсы добавили интерактивные элементы.

В лонгриды на платформе можно добавлять интерактивные мини-справки, аудио или видео — такие элементы оживляют материал и помогают разбираться в темах

Читайте также: «Что такое система управления обучением (LMS) и как с её помощью развивать компетенции в компании»

Где и когда эффективно асинхронное обучение

Асинхронный метод работает лучше всего, когда нужно передать теоретические знания, стандарты и алгоритмы действий. Он может обеспечить единый уровень знаний и при этом не перегрузить команду организацией процесса. К примеру, когда компании нужно:

• адаптировать новых сотрудников;
• обучать продукту, регламентам и внутренним стандартам;
• создавать массовые программы подготовки;
• развивать распределённые команды;
• регулярно обновлять знания специалистов при изменении процессов или продуктов.

В таких сценариях каждый специалист должен пройти одинаковый курс и получить сопоставимый уровень подготовки. Это помогает сохранять единый стандарт работы в распределённых компаниях, быстрее учить сотрудников, не терять их на этапе испытательного срока.

К примеру, когда в сети кондитерских Safia Cafe & Bakery новички пропускали очный вводный тренинг, то не могли сориентироваться на рабочем месте — и часто не возвращались после первого дня. В компании создали онлайн-курсы по вводу в должность и по технике безопасности — они автоматически отправляются новичкам. В итоге компания вдвое сократила затраты на очные тренинги и эффективно обучает более чем 5000 человек.

Как организовать асинхронное обучение в компании: инструменты

Когда вы разобрались, что такое асинхронное обучение и как оно работает, пора встраивать его в единую цифровую среду. Руководителю или владельцу бизнеса нужно:

• разделить материалы по ролям и уровням сотрудников, чтобы новичок, специалист и руководитель получали релевантный контент;
• настроить автоматическую выдачу контента при старте работы или переходе на новую должность;
• задать сроки прохождения модулей, чтобы обучение шло по нужному ритму и не затягивалось;
• организовать проверку знаний с помощью тестов и практических заданий;
• определить место, где можно централизованно хранить все материалы;
• настроить отчёты о прогрессе сотрудников.

Пользоваться всеми инструментами удобно в LMS*** — системе управления обучением. Например, в iSpring LMS можно масштабировать адаптацию новичков из разных филиалов: во время испытательного срока сотрудник автоматически получает вводную программу с курсами, инструкциями и тестами, а также видит срок сдачи заданий. 

Специалист проходит материалы в удобное время с любого устройства: компьютера, телефона или планшета. Если в процессе работы возникает вопрос, сотрудник обращается к базе знаний компании. Руководитель видит прогресс в отчётах, контролирует результаты тестов и может подключиться к процессу, если нужна помощь.

Читайте также: «Вход в iSpring LMS: 2 основных способа»

Как внедрить асинхронное обучение: 5 шагов

Запуск лучше делать поэтапно — от постановки задачи до масштабирования. Это позволит избежать ситуации, когда вы накопите много учебных материалов, но не сможете объединить их в единую систему с понятной логикой.

Шаг 1. Определите цели и аудиторию

На первом этапе важно зафиксировать, для кого и зачем вы внедряете новый формат:

• какую бизнес-задачу он решает;
• кто будет его проходить;
• какие показатели сотрудников можно будет считать успешными.

Например, в компании хотят сократить адаптацию новичков с 10 до 5 дней. В первый день испытательного срока специалисты получают доступ к обучающему курсу и проходят его в своём темпе. Асинхронное обучение можно будет считать успешным, если сотрудники будут адаптироваться в два раза быстрее.

Шаг 2. Выберите формат и инструмент

Решите, как будет организован процесс асинхронного обучения. Часто компании выбирают онлайн-курсы, внутри которых можно объединить разные виды материалов и использовать формат под конкретную задачу:

• лонгриды — для подробного объяснения теории;
• видео — для демонстрации процессов и рабочих сценариев;
• тесты — для проверки знаний и выявления пробелов;
• базы знаний — для быстрого поиска инструкций во время работы;
• диалоговые тренажёры — для отработки переговоров и коммуникативных навыков.

При этом форматы часто комбинируют в рамках одной обучающей программы: например, в курсе адаптации сотрудник знакомится с компанией через приветственное видео, а затем изучает основные процессы с помощью лонгрида и закрепляет знания тестом. Такой подход помогает выстроить последовательную подготовку, повысить вовлечённость специалистов и быстрее подготовить их к самостоятельной работе.

Комплексная программа снижает количество вопросов новичков, ускоряет адаптацию и помогает обучать всех на одном уровне

Шаг 3. Создайте контент: видео, тесты, курсы

На этом этапе важно не просто перенести корпоративные инструкции и материалы в онлайн-формат, а адаптировать их под тренинги без наставника.

Лучше начать с одного курса: например, для адаптации новичков. В него стоит включить:

• базовый материал о компании и продукте;
• текстовые инструкции по основным рабочим процессам;
• короткие видео с наглядными объяснениями сложных вопросов;
• проверочные тесты после изучения материала;
• практические задания для закрепления рабочих сценариев.

Авторами курса могут стать руководители разных отделов компании, специалисты по работе с командой или владельцы бизнеса. К работе лучше привлечь методологов. Для создания контента можно нанять дизайнера, который оформит презентации и статьи в едином стиле, подберёт иллюстрации и нарисует схемы. Или сделать это самостоятельно с помощью обучающих платформ и конструкторов курсов: например, в iSpring Suite есть готовые шаблоны для разных сфер бизнеса, поэтому навыки дизайна не понадобятся.

Читайте также: «15 видов обучения в организации: как обучать сотрудников быстрее и интереснее»

Шаг 4. Запустите пилот на одной команде

Перед масштабированием важно протестировать формат на небольшой группе сотрудников. При асинхронной модели обучения важно проверить, может ли сотрудник пройти материал и получить новый навык самостоятельно. Для пилота нужно:

Сформировать фокус-группу. Размер пилотной группы зависит от числа ролей и подразделений в компании. Для общего адаптационного курса, например про ключевые продукты или правила этики, можно включить в группу 10–15 недавно принятых сотрудников из разных подразделений. Если программа узкоспециализированная, лучше выбрать 5–10 специалистов из одного отдела, которые недавно пришли в компанию.

Запустить пилот. До старта объясните сотрудникам, что такое асинхронное обучение и как вы будете использовать результаты пилота. Например: «Мы тестируем новый формат адаптации, чтобы понять, какие материалы помогают быстрее разобраться в работе. После пилота доработаем программу и запустим её для всех новичков».

Назначьте ответственного сотрудника, который будет контролировать процесс: к примеру, это могут быть руководители отделов. Кроме того, установите срок пилотного проекта — для одного вводного курса может быть достаточно двух-трёх недель.

Подготовить анкету для обратной связи. Лучше добавлять конкретные и открытые вопросы, на которые сотрудники смогут дать развёрнутый ответ. Например:

• Что вам понравилось в обучении? Что не понравилось?
• Как бы вы оценили интерфейс платформы?
• Что в курсе показалось вам наиболее полезным? А что — наименее полезным?
• Какие знания вы получили после курса?
• Какие форматы понравились вам больше всего?
• В каких разделах курса вам пригодилась бы помощь наставника?

Шаг 5. Соберите обратную связь и масштабируйте

Отправьте анкеты сотрудникам и после получения результатов оцените ответы в два этапа:

Качественно. Сгруппируйте ответы специалистов по темам и выделите формулировки, которые повторяются, — они покажут, что в курсе получилось удачно, а что можно улучшить. Например, комментарии «сложно понять порядок действий в системе» указывают на необходимость пошаговых инструкций или скринкастов с разбором интерфейса. 

Отзывы наподобие «не хватило примеров из реальных рабочих задач» сигнализируют, что в курс стоит добавить больше практических кейсов. При этом положительные формулировки вроде «очень полезные короткие видео» или «удобно, что можно возвращаться к материалам в любое время» помогают зафиксировать удачные элементы, которые стоит масштабировать на другие программы развития.

Количественно. Параллельно руководитель может отследить показатели в системе:

• количество блоков, которые прошёл специалист, — хорошим результатом можно считать 85% и выше;
• результаты итогового теста — от 80% и выше;
• количество ошибок в заданиях курса — не более 1–2 критичных.

Кроме того, можно измерить показатели спустя две-три недели после начала работы специалистов. Стоит оценить, насколько эффективно сотрудник адаптируется в компании. Для этого сравните его результаты с теми, которые показывали новички с прошлым форматом обучения:

• скорость перехода к самостоятельной работе;
• количество ошибок;
• зависимость от наставника;
• стабильность выполнения задач.

Если показатели улучшились, значит, асинхронный формат работает эффективно, и курс можно считать готовым к масштабированию. Кроме того, можно ориентироваться на метрики:

• 85% и более участников оканчивают курсы без серьёзных затруднений;
• 80% успешно сдают итоговый тест.

Когда показатели ниже, стоит доработать курс на основе обратной связи от фокус-группы.

Читайте также: «10 ошибок, которые погубят онлайн-обучение в компании»

В iSpring LMS можно организовать централизованное управление дистанционным обучением: хранить все материалы в одном месте, назначать курсы и отслеживать результаты. Это особенно удобно для распределённых команд, когда важно, чтобы стажёры из разных регионов получали одинаковый уровень подготовки.

Первые 14 дней можно пользоваться платформой бесплатно — этого хватит для быстрого запуска онлайн-курса по готовому шаблону для вашей отрасли.

* HR-директор (Human Resources Director) — топ-менеджер, который управляет человеческими ресурсами в компании.

** L&D-специалист (Learning and Development) — сотрудник, который специализируется на развитии и обучении команды.

*** LMS (Learning Management System) — система управления обучением.