7 сервисов для управления командной работой, которые подойдут для HR-отдела

Ручное управление подбором, перегрузка сотрудников и «зависшие» в чатах задачи съедают время и ресурсы. Как навести порядок в процессах, снизить нагрузку на команду и сделать работу прозрачной?

Показываем решения, которые автоматизируют рутину, добавляют чёткие метрики и упрощают жизнь HR.

Зачем нужны сервисы для управления командной работой

Сотрудники HR-отделов тратят до 57% своего времени на рутинные административные задачи. Это мешает сосредоточиться на стратегической работе: развитии корпоративной культуры, удержании талантов, формировании HR-бренда. Сократить объём рутины помогают цифровые инструменты для командной работы. Какой результат они дают:

Прозрачные процессы. Допустим, HR создаёт вакансию, назначает рекрутера и устанавливает сроки. Без сервиса статус приходится уточнять в чатах. А с ним — на доске видно все этапы : отбор резюме, интервью, онбординг. Это экономит время и снижает риски пропустить шаг.

Детальный анализ работы команды. Данные о задачах находятся в одном месте, поэтому можно оценивать результаты команды в динамике и  искать слабые места. А автоматические отчёты помогут измерить эффективность процессов в цифрах без необходимости полагаться только на интуицию.

Более простая обработка заявок от сотрудников. Заявки на отпуска, больничные и кадровые изменения обрабатываются в едином пространстве с четкими этапами.

Простое взаимодействие между отделами. Системы позволяют создать отдельные рабочие пространства для команд, исключая хаос и дублирование задач.

Как выбрать сервис для управления: 8 критериев

1. Гибкость. В каждой компании у HR-процессов своя специфика, поэтому будет плюсом, если систему можно настраивать под себя. Например, добавить этап «Проверка рекомендаций» между собеседованием и оффером.
2. Интеграции. Ручной ввод данных в разные системы увеличивает риск ошибок и трудозатраты. Чтобы такого не происходило, у системы должны быть готовые интеграции или открытый API для синхронизации с любым решением.
3. Простота интерфейса. Сотрудники быстрее адаптируются к интуитивно понятным инструментам. Если у сервиса есть бесплатный тариф или демоверсия, можно собрать фокус-группу и оценить, легко ли привыкнуть к работе с ним.
4. Аналитика. Как минимум нужен отчёт по закрытым задачам каждого сотрудника. Например, без оперативных данных о «зависших» кандидатах не получится оптимизировать срок закрытия вакансий. Для работы по канбан-методу или Scrum также потребуются: график сгорания задач, скорость выполнения и время цикла.
5. Ролевой доступ. Гибкая настройка пользовательских прав защищает конфиденциальность данных: например, рекрутер видит свои задачи, а HRD — все процессы.
6. Автоматизации. С ними можно настроить сценарии, при которых система будет сама выполнять рутинные действия. Например, добавлять чек-листы.
7. Совместная работа. Возможность комментировать карточки, прикреплять файлы и вести базу знаний помогает избежать лишних вопросов и дублирования информации.
8. Стоимость и прозрачность тарифов. Доплата за нужные функции и другие скрытые платежи могут превысить бюджет. Важно заранее уточнить, что входит в тариф.

Подборка систем для управления командой

Мы собрали популярные российские сервисы и кратко описали ключевые возможности каждого.

Kaiten

Kaiten — таск-трекер, с которым можно управлять командой любого масштаба. Основа системы — канбан-доски, которые можно гибко настраивать под сложные процессы всего за пару кликов.

Канбан-доска в Kaiten помогает видеть актуальное состояние проектовна всех этапах — от постановки задач до завершения

Возможности:

→ Разные варианты представления пространства переключаются в один клик: канбан-доска, список, таблица, календарь и таймлайн.

→ Встроенный редактор и база знаний — можно создавать и хранить документы, а также распределять их по папкам и рабочим пространствам.

→ Service Desk, который позволяет принимать HR-запросы по типу заявлений на отпуск в виде карточек и контролировать их выполнение.

→ Высокая детализация карточек — можно добавлять внутри и на фасаде задачи любые метки, которые будут видны при беглом просмотре доски.

→ Более 300 сценариев автоматизации. Например, система сама может добавлять чек-листы, когда карточку передвигают в другую колонку.

→ Гибкая настройка готовых ролей и создание кастомных. Например, рекрутеры видят только свои вакансии, HRD — все.

→ Мобильное приложение на iOS и Android с поддержкой большинства инструментов десктопной версии.

→ 12 автоматических отчётов помогут оценить эффективность HR-процессов. Например, с какой скоростью закрывают вакансии и запускают внутренние проекты или какой объём работы проходит через команду.

Что получают пользователи бесплатного тарифа: 

• доступ для неограниченного количества участников;
• инструменты для полноценного управления проектами;
• неограниченный доступ к облачному хранилищу;
• весь функционал для работы с документами;
• базовые отчёты о выполнении задач;
• создание нескольких досок на одном рабочем пространстве;
• любое количество рабочих пространств.

Варианты установки:

• облачная версия;
• сервер клиента;
• мобильное приложение.

Стоимость подписки: от 420₽ за одного пользователя в месяц.

Битрикс24

Битрикс24 — комплексная платформа, которая охватывает сразу несколько направлений: например, CRM, управление процессами, документооборот. Без помощи разработчиков продукт сложно настроить гибко, но после доработок он может закрыть максимум потребностей в одной подписке.

В профиле сотрудника можно добавить виджет для измерения уровня стресса. Результатами можно делиться с коллегами и вовремя вносить корректировки в работу

Возможности системы:

→ Представление задач в виде списка, диаграммы Ганта, календаря и канбан-доски.

→ Редактор документов в стиле продуктов Microsoft. Для систематизации файлов есть папки, которые можно распределять между проектами.

→ CRM-система, где можно визуализировать воронку найма. Это поможет отслеживать конверсию кандидатов, корректировать стратегию и сокращать время закрытия вакансий.

→ Организация документооборота. Можно отрисовать маршрут файлов и подписывать документы электронной подписью.

→ BI-конструктор для создания собственных отчётов.

→ Гибкая настройка ролей с возможностью создать кастомные настройки доступа.

→ Готовые сценарии автоматических действий и возможность настроить RPA — программного робота, который последовательно выполняет простые цепочки задач.

Возможности бесплатного тарифа:

• Неограниченное количество пользователей.
• Часть HR-инструментов: схема оргструктуры компании, база знаний и профиль сотрудника.
• 5 гб облачного пространства.
• Инструменты коммуникации: чаты, комментарии к задачам, видеозвонки.

Варианты установки:

• облачная версия;
• сервер клиента;
• мобильное приложение.

Стоимость подписки: Базовый план стоит от 1 743₽/месяц за 5 пользователей, но не включает многие функции для командной работы: например, Scrum, подзадачи, шаблоны задач. Если эти инструменты нужны, то выбирать нужно профессиональный тариф — от 9 793 ₽/месяц.

WEEEK

Сразу после оценки количества задач в профиле можно за пару кликов запустить помодоро-таймер

WEEEK — таск-трекер, к которому прилагается собственная CRM. Решение позволяет создавать рабочие пространства, в каждом составлять по несколько проектов и быстро переключаться между ними.

Возможности:

→ Визуализация с помощью канбан-досок, списков, диаграммы Ганта и календаря.

→ Текстовый редактор и база знаний для HR-документации.

→ Профили сотрудников с данными о графике работы, отпусках и днях рождения.

Что получают пользователи бесплатного тарифа: 

• до 100 документов в базе знаний;
• готовые интеграции и открытый API;
• создание до 7 проектов;
• добавление до 5 пространств в каждом проекте;
• трекинг времени.

Варианты установки:

• облачная версия;
• сервер клиента;
• мобильное приложение.

Стоимость подписки: от 199 ₽ за человека/месяц.

Яндекс Трекер

Яндекс Трекер — продукт, который входит в линейку решений Яндекс 360.

Возможности:

→ Поддержка модели Waterfall, а также гибких и гибридных методологий. Можно построить схему процесса. Например, чтобы визуализировать маршруты согласования документов.

Такие схемы помогут новичкам быстрее вникнуть в процессы и соблюдать все регламенты

→ Глубокая проработка карточек: выбор из 33 готовых полей, связи между родительскими и дочерними задачами, конвертация карточки в проект.

→ Минималистичный интерфейс с быстрым переключением между вариантами отображения.

→ Отчёты по трудозатратам, задачам, производительности команды, потоку и график сгорания задач.

→ Настройка автоматизаций по триггеру.

Бесплатный тариф: отсутствует.

Варианты установки:

• облачная версия;
• мобильное приложение.

Стоимость подписки: 440 ₽/месяц за одного участника.

Strive

Strive — решение для управления проектами на базовом уровне. Подходит небольшим командам.

Возможности:

→ Визуализация с помощью канбан-досок, календаря и таймлайна.

→ Отслеживание объёма выполненных и отклонённых задач с разбивкой по исполнителям.

В сервисе есть статистика по задачам — это удобно для контроля KPI

→ Текстовый редактор и древовидная структура файлов, с которой можно сделать логичную иерархию папок — регламенты каждого отдела будут в своих ветках.

→ 3 роли доступа: Участник, Читатель, Инициатор.

→ Три раздела с настройкой автоматических действий.

Возможности бесплатного тарифа:

• доступ ко всем функциям, кроме автоматизаций;
• не больше 10 пользователей;
• не больше 3 рабочих пространств;
• не больше 10 документов и регламентов.

Варианты установки:

• сервер клиента;
• облачная версия;
• мобильное приложение.

Стоимость подписки: 225 ₽/месяц за одного пользователя.

Pyrus

Pyrus — это BPM-платформа для рекрутинга, CRM, обработки заявок и КЭДО. Она формализует процессы и не подходит для гибкого управления проектами, но позволяет ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение.

Возможности:

→ Представить задачи можно на досках, таймлайне, в списке и календаре. Для работы с задачами есть базовый функционал: назначение ответственных, указание сроков, чат для комментирования карточки.

HRD может контролировать загруженность команды через таймлайн. Здесь видны все задачи и процессы, в которые вовлечены сотрудники — с датой начала и окончания

→ Настройка формы для автоматизации бизнес-процессов и повторяющихся задач вроде согласования документов.

→ Встроенный редактор с возможностью загружать ролики с видеоплатформ, выделять текст цветными маркерами и прятать его под спойлер.

→ Инструменты для HR: карточки сотрудников, приём заявок от пользователей, опросники, единый электронный архив участников, маршрутизация документов.

→ Десятки интеграций с сервисами для коммуникации, например, мессенджерами Telegram и VK и с корпоративными системами: 1С, СБИС.

Что получают пользователи бесплатного тарифа:

• интеграции с облачными хранилищами;
• безлимитное количество пользователей;
• хранилище на 1 гб.

Варианты установки:

• сервер клиента;
• облачная версия;
• мобильное приложение.

Стоимость подписки: 415₽/месяц за одного пользователя.

Как получить максимум от сервисов для управления командной работой

Выбор сервиса зависит от того, какие задачи стоят перед командой. Где-то нужен контроль сроков и прозрачность процессов, где-то — автоматизация документооборота или обучение персонала.

Но даже самый функциональный инструмент не принесёт пользы, если им никто не будет пользоваться. Поэтому после выбора сервиса важно не просто «внедрить» его, а встроить в ежедневную работу команды. Объяснить, какие задачи он помогает решать, показать на практике, как с ним работать, адаптировать под реальные процессы — без этого эффект будет минимальным.