Организация дополнительного обучения персонала: способы, особенности и советы эксперта

Часто специалисты, которые организуют дополнительное обучение персонала в компании, испытывают давление с разных сторон. Бизнес требует быстрых результатов при минимальном бюджете, а сотрудники считают, что курсы отрывают от работы, и не торопятся вовлекаться.

Узнали у эксперта, как удержать баланс между эффективностью, увлекательностью и разумной экономией. Подготовили материал с комментариями Александра Аляева — разработчика-методолога онлайн-гипермаркета для профессионалов и бизнеса «ВсеИнструменты.ру».

Как понять, что персоналу нужно дополнительное обучение

Даже если ключевые показатели эффективности сотрудников (KPI) формально в порядке, есть объективные признаки, которые говорят о необходимости дополнительной подготовки или обучения работников:

Сложности с замещением ключевых позиций. Самый яркий признак такой ситуации: в компании есть «незаменимые» специалисты, с уходом которых процессы могут встать. HR-служба регулярно нанимает внешних менеджеров среднего и высшего звена. Нужных специалистов ищут долго, а потом вкладывают много ресурсов в их онбординг.

Отсутствие профессионального роста у сотрудников. Можно заподозрить стагнацию команды, если специалисты более 2–3 лет занимают одну должность без повышения квалификации. Это увеличивает скрытые издержки компании: работники формально справляются с задачами, но их инициативность падает. Становится сложно внедрять новые процессы, нет свежих идей для развития, показатели эффективности снижаются.

Диспропорция нагрузки внутри команды. Это проявляется в том, что одни и те же сотрудники регулярно выполняют сложные задачи, а другие отсиживаются. В результате в компании появляются незаменимые работники, без которых бизнес-процессы могут остановиться. Кроме того, это чревато выгоранием специалистов.

Увеличение количества повторяющихся ошибок. Это можно отследить по инцидентам в системе учёта: брак, возвраты, исправления в отчётах. А ещё по количеству обращений к техподдержке или руководителю по однотипным вопросам.

Рост конфликтов в коллективе. Часто эмоциональный накал возникает, если в команде накопились противоречия, а сотрудникам не хватает навыков коммуникации, чтобы их разрешить.

Если у вас в организации есть хотя бы один признак, сотрудникам необходимо обучение. Но лучше действовать на опережение и регулярно запускать курсы, чтобы проблемы не успевали возникать — для профилактики.

Способы организации дополнительного обучения персонала

Способ обучения зависит от формата работы организации и задач, которые она ставит. Например, для небольших производственных команд удобны очные тренинги, для распределённых — смешанное или дистанционное обучение.

Играют роль и ресурсы компании: если есть внутренние эксперты, можно организовать собственные курсы, а когда необходимо перенять опыт других организаций, используют сторонние материалы.

Рассмотрим способы организации дополнительного обучения персонала, чтобы вы выбрали подходящий для вашей компании.

Дистанционное обучение

Способ, при котором сотрудники проходят курсы онлайн с помощью специальных инструментов — например, платформ для дистанционного обучения, или LMS. На платформу загружают собственные курсы или используют готовые, а потом назначают их работникам. Обычно LMS автоматически собирает аналитику — удобно отслеживать прогресс сотрудников.

У многих платформ дистанционного обучения есть пробный период — можно понять, подходят ли инструменты. Например, в системе iSpring LMS демопериод длится 14 дней. Этого хватит, чтобы загрузить часть материалов и собрать отклики сотрудников: удобно ли им проходить обучение и отслеживать прогресс. Платформа поддерживает не только базовые форматы контента вроде лонгридов и видео, но и интерактивные: диалоговые тренажёры, тесты, задачи с поиском соответствий между объектами и другие.

На платформе можно выстроить целостную систему обучения: от теоретических занятий к практическим заданиям и тестам

Александр Аляев, разработчик-методолог компании «ВсеИнструменты.ру»: 

«Важно организовать человеку безопасное пространство для обучения и ошибок. Например, если вы учите новичка работать со сложным софтом, дайте ему возможность „нажимать кнопки“ в симуляторе. Пусть он пройдётся по всем функциям программы с подсказками. Именно поэтому я делю материал: часть оставляю в виде теории, а из остального делаю тренажёры. Обычно тренажёров несколько, у них разная сложность — от имитации сайта до воссоздания программы для приёма заявок».

Когда подходит:

• Когда у сотрудников гибкий график или они работают дистанционно в разных регионах и странах. Собрать всех в одном месте может быть сложно, проще сделать онлайн-курс: каждый проходит его в удобное время из любой точки мира.
• Когда нужно провести адаптацию новых сотрудников. Можно отправить вводный курс человеку, который получил офер. В него включите базовый рассказ о компании, структуре основных подразделений, дресс-коде. Это поможет без стресса пережить первый рабочий день.
• Когда требуется онбординг. Например, можно добавить в курс уроки по процессам, которые повторяются или вызывают больше вопросов. Так старшим сотрудникам не придётся повторять одно и то же несколько раз.
• Когда нужно сэкономить. При онлайн-обучении компании не приходится тратить ресурсы на организацию очных мероприятий: аренду помещения, оплату проездных тренерам. Достаточно пригласить экспертов один раз и записать учебные материалы, чтобы потом многократно их использовать. К тому же при онлайн-обучении не нужно останавливать работу компании или оплачивать выход сотрудников в выходной ради курса.
• Когда обучение должно проходить без отрыва от работы. Можно обучаться онлайн в перерывах между задачами и сразу отрабатывать навыки. Например, менеджер по продажам может посмотреть мини-курс по отработке возражений и применить эти знания в ближайшем разговоре с клиентом.

Читайте также: «5 причин для HR внедрить онлайн-обучение»

Корпоративные учебные центры

Собственные учебные центры и университеты — это отдельные подразделения внутри компании, где работает штат методистов, экспертов, IT-специалистов. Они получают от руководителя компании стратегический план развития бизнеса и в соответствии с ним разрабатывают программы для сотрудников.

Часто корпоративные учебные центры используют смешанное обучение. Например, теорию дают онлайн, а практику — на тренингах. Создать образовательную программу в смешанном формате можно с помощью LMS. Она даёт полный контроль над обучением.

На платформе получится назначить сотрудникам не только онлайн-курсы, но и живые встречи с экспертами, мастер-классы по отработке навыков. Сотрудники могут сами записываться на очные тренинги — это поможет отделу обучения планировать график работы тренеров и отслеживать востребованность курсов. Результаты прохождения программ автоматически фиксируются в отчётах по каждому работнику или отделу.

Например, в iSpring LMS очные занятия можно добавлять в курс так же, как презентации или видео

Когда подходит:

• Когда компания крупная и регулярно повышает квалификацию большого числа сотрудников. Проще и дешевле поставить процесс на поток, чем организовывать разрозненные программы обучения.
• Когда в компании высокий уровень ответственности и риска. Например, в сфере медицины, авиации, транспорта, строительства. В этом случае повышение квалификации и регулярная практика входят в обязанности специалистов.
• Когда в компании усложняется структура. Если сотрудники из разных подразделений проходят общие курсы в учебных центрах, проще сформировать горизонтальные связи за счёт нетворкинга.
• Когда организации нужно накапливать и масштабировать экспертизу. Например, чтобы открывать новые филиалы или передавать знания новичкам, если отрасль специфическая.

Сторонние онлайн-курсы и вебинары

Способ организации обучения, когда сотрудники компании учатся по внешним программам. Компания не разрабатывает свои курсы, а покупает их у сторонних провайдеров.

Плюс такого подхода — возможность сэкономить, потому что не нужно тратить деньги на зарплату тренерам, менеджеру по обучению, аренду помещения. Но у внешних курсов есть и серьёзный минус: обычно они не учитывают специфические бизнес-процессы компании. А ещё по ним сложно отследить прогресс сотрудников: либо тестовых заданий и инструментов аналитики нет, либо данные закрыты.

Когда подходит:

• Когда у компании нет собственных специалистов или контента по конкретной теме.
• Когда руководитель хочет расширить кругозор сотрудников за пределами корпоративных процессов. Если курсы проводят эксперты из других организаций, можно «подсмотреть» их лучшие практики.
• Когда закон обязывает специалистов компании пройти внешнее обучение. Например, некоторые сотрудники должны получать сертификаты по охране труда только в аккредитованных центрах.
• Когда нужно подтянуть софт-скилы. Обычно такие курсы достаточно универсальны: нет смысла тратить ресурсы и разрабатывать свои программы, проще и дешевле купить готовые.

Наставничество

Метод обучения, при котором младший сотрудник или стажёр учится у более опытного коллеги через практику и личное общение. Чтобы у наставника не было выгорания, его время с учеником ограничено. Обычно достаточно сопровождения по ключевым задачам и 15–30 минут в день для обратной связи.

Александр Аляев, разработчик-методолог компании «ВсеИнструменты.ру»: 

«Развернуть программу наставничества довольно просто. Сначала стоит спросить у сотрудников, интересно ли им быть наставниками. А затем предложить мотивацию: прибавку к зарплате, карьерный рост, гибкий график.

Процесс наставничества обязательно должен контролировать HR-специалист. Важно следить за качеством реализации программы, проводить регулярную аттестацию и переаттестацию наставников, оценивать результаты их работы».

На платформе iSpring LMS есть модуль «Планы развития». Это дашборд, на котором наставники могут увидеть информацию обо всех своих стажёрах: контактные данные, процент прохождения обучения, детали выполненных задач

Когда подходит:

• Когда компания работает над уникальными проектами. Например, наставник учит взаимодействовать с ВИП-клиентами: каждая задача — это отдельный кейс, который нельзя формализовать.

• Когда в организации низкий процент прохождения испытательного срока. Наставники помогают новичкам снизить уровень стресса и быстрее включиться в рабочие задачи.

Практические тренинги

Формат обучения, когда сотрудники отрабатывают конкретные навыки. Обычно теория занимает около 20% занятия, остальное — практика, ролевые игры, симуляции, кейсы из реальной работы.

Когда подходит:

• Когда нужно отработать конкретные навыки и сразу использовать их в работе. Например, ответить на возражение клиента по цене или корректно делегировать коллеге задачу.
• Когда в компании много новичков и их нужно быстро познакомить и сплотить в команду. Через групповые упражнения проще сформировать доверие и общие правила взаимодействия.
• Когда нужен свежий взгляд со стороны: компания приглашает тренера, чтобы он не только поделился экспертизой, но и разобрал вместе с сотрудниками конкретные проблемы и задачи компании.
• Когда у команды плохо развиты навыки коммуникации. Во время тренинга можно отработать разные сценарии общения, показать сотрудникам примеры экологичной и продуктивной коммуникации.

Конференции и семинары

Конференции не заменяют полноценные программы обучения, а дополняют их. Они дают доступ к экспертам, новаторам и лидерам мнений, которые первыми рассказывают о новых подходах, технологиях и кейсах. Важно только выбирать события с большим количеством кейсов, а не только с теоретическими докладами.

На значимые форумы и конференции можно отправлять лучших работников. Это будет одним из способов поощрения

Когда подходит:

• Когда компания работает в сфере, которая быстро меняется. Например, на конференции полезно отправлять маркетологов, дизайнеров, разработчиков ПО.
• Когда персонал устал от рутины и работает по инерции. Внешнее мероприятие может дать энергию и свежие идеи.
• Когда нужны новые связи. Сотрудники могут найти на конференции партнёров для компании, поставщиков, клиентов.

Обучение на рабочем месте

Сотрудник осваивает новые навыки во время работы над текущими задачами, а проверяющий наблюдает и даёт обратную связь. Формат напоминает наставничество, но предполагает большую самостоятельность работника. Его не нужно учить базовым вещам и постоянно контролировать — достаточно давать точечные комментарии.

Чтобы обратная связь была объективной, менторы используют типовые листы наблюдения. В них отмечают, как сотрудник справляется с задачами.

По чек-листам можно оценивать работу не только рядовых сотрудников, но и тех, кто осваивается на руководящей должности

Типовые листы наблюдения можно создать на платформе iSpring LMS. Ментор устанавливает критерии оценки и заполняет лист, к оценке можно приложить фотоподтверждение. Система автоматически сформирует отчёт, сотрудник может изучить его самостоятельно и на встрече с ментором обсудить точки роста.

Когда подходит:

• Когда нужно поддержать работников, которые вышли на новый уровень задач, но чувствуют неуверенность. Например, если ведущий специалист становится тимлидом.

• Во время сезонного найма. Поскольку сотрудники привлекаются на конкретный период и важно, чтобы они приступили к задачам сразу, работникам не нужен обширный вводный курс с основами. Во время первой смены новички могут работать под контролем, а со второй смены — самостоятельно, с возможностью обращаться к ментору.
• Когда в компании жёсткие стандарты работы. Например, принята чёткая система выкладки товара, которую нельзя нарушать, или требуется общение с гостем по определённому скрипту.

Как отработать возможные возражения против обучения

Если внедряете обучение впервые, курсы могут вызвать сопротивление работников. Чтобы его уменьшить, нужно подготовить сотрудников:

• Заранее расскажите про внедрение обучения и дайте подробную информацию: когда и как оно будет происходить, что нужно для успешного прохождения. Так команде будет спокойнее.
• Объясните, как обучение поможет в карьере. Расскажите, какие навыки получат сотрудники и как новые знания отразятся на карьерном росте. Например, продажники после курса смогут лучше отрабатывать возражения и закрывать больше сделок, а значит, их премия вырастет.
• Дайте сотрудникам понять, что обучение — это не экзамен, а пространство для роста, где можно ошибаться и задавать вопросы.

Если у сотрудников и руководителей есть возражения, их можно отработать аргументами из таблицы.

Многие из этих возражений снимает формат дистанционного обучения. В LMS сотрудники могут проходить курсы в удобное время, а руководители — оценивать результаты обучения. Именно поэтому полезно знать, как организовать дистанционные курсы в компании.

Как организовать дистанционное дополнительное обучение работников

Чтобы обучение было эффективным, важно не просто выдать доступ к курсам, а грамотно выстроить процесс и не пропускать этапы:

Шаг 1. Определите цели обучения. Они должны соответствовать методологии SMART, то есть быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени. Например: «повысить точность заполнения CRM до 95% за две недели» или «за месяц сократить срок подготовки отчёта с пяти до трёх дней».

Сопоставьте цели SMART с индивидуальными целями сотрудников. Например, если работник хочет получать больше бонусов за закрытые задачи, ему поможет мастер-класс по уверенной работе в CRM.

Шаг 2. Выберите платформу для обучения и зарегистрируйтесь на ней. По каким критериям стоит выбирать — читайте в следующем пункте.

Шаг 3. Разработайте программу дополнительного обучения персонала. Для этого потребуются эксперты: они либо сами составят образовательный план, либо уточнят тот, что подготовите вы.

Экспертов можно подобрать из числа сотрудников. Выбирайте не только по знанию темы, но и по способности чётко объяснять и работать с обратной связью. Чтобы определиться с экспертом, попросите кандидатов провести пробное занятие или записать короткое видео.

Читайте также: «Разработка и внедрение системы обучения персонала за 7 шагов» 

Шаг 4. Создайте учебные материалы и загрузите на платформу. 

В iSpring LMS можно добавить в курс видео, презентации и другие материалы с вашего компьютера

Не обязательно готовить учебный контент самостоятельно, можно использовать внешние курсы. Платформа iSpring LMS позволяет интегрировать сторонние учебные материалы в рабочую среду вашей организации.

Читайте по теме: «Как IT-компания Sibedge выстраивает обучение в распределённой команде»

На этапе создания учебных материалов, как и при разработке программы, полезно привлекать экспертов компании. Они помогут сделать курсы релевантными, связать их с практикой. Чтобы облегчить экспертам методическую работу, подготовьте один шаблонный курс, который можно использовать как образец.

Александр Аляев, разработчик-методолог компании «ВсеИнструменты.ру»: 

«В процессе создания учебной программы может возникнуть сложность. Тот, кто отвечает за организацию обучения, не погружён в нюансы работы конкретных отделов и не знает, на какие навыки сделать упор в курсах, тестах, интерактивных сценариях. Подключайте коллег к разработке учебных материалов. А чтобы сэкономить их время, подготовьте шаблоны контента для разных форматов обучения и попросите прислать вам аналогичные материалы».

Шаг 5. Протестируйте обучение на небольшой группе до 10 человек и соберите у них обратную связь. Ответы помогут скорректировать программу. Можно составить онлайн-опрос:

• Какие задания понравились, а какие — нет? Почему?
• Какие недочёты были в учебных материалах? Например, текст на презентациях был слишком мелким, спикер на видео говорил очень быстро, не хватало наглядных примеров или картинок.
• Какие сложности вызвал учебный материал? Например, было слишком много абстрактных понятий, или преподаватель не давал расшифровку терминов.

Александр Аляев, разработчик-методолог компании «ВсеИнструменты.ру»: 

«Распределяйте замечания по важности: критичные мешают прохождению курсов, минорные касаются ошибок в текстах. Сначала исправьте критичные».

Шаг 6. Подготовьте объявление о запуске обучения: укажите цель и формат, продумайте, какие навыки появятся у сотрудников. Отправьте приглашения с понятными инструкциями: как зарегистрироваться на платформе, в каких разделах искать назначенные курсы и смотреть свой прогресс. Проверьте, кто записался, и при необходимости отправьте напоминания тем, кто ещё не подтвердил участие.

Шаг 7. Контролируйте процесс дополнительного обучения сотрудников. Чтобы повышение квалификации не превратилось в формальность, отслеживайте результаты сотрудников и собирайте обратную связь от работников и руководителей:

• Сравните показатели до и после обучения — например, скорость выполнения задач, количество ошибок или качество клиентских ответов.
• После прохождения отдельных тем и всего курса в целом попросите работников заполнить короткий опрос: что они узнали, что уже применили, что осталось непонятным.
• Проведите с руководителями точечные разговоры: изменилось ли поведение сотрудников в работе, насколько обучение помогло в достижении целей.
• Если платформа для обучения даёт автоматическую аналитику, изучите её. Статистика покажет места курса, где нужны доработки.

Читайте также: «15 видов обучения в организации: как обучать сотрудников быстрее и интереснее» 

Как выбрать платформу для дополнительного обучения

На рынке представлено несколько платформ для корпоративного обучения. При выборе подходящей системы, помимо стоимости, нужно учитывать восемь ключевых факторов, расскажем о них на примере платформы для дистанционного обучения iSpring LMS:

Удобство использования. Платформа должна быть понятной и простой в освоении как для администраторов, так и для сотрудников.

Интерфейс iSpring LMS похож на привычные социальные сети. Есть мобильное приложение, которое работает без интернета

Александр Аляев, разработчик-методолог компании «ВсеИнструменты.ру»:

«Ключевой критерий при выборе LMS-платформы — это гибкость настроек. Важно, чтобы была возможность адаптировать интерфейс как для обучающихся, так и для администраторов».

Локализация и соответствие требованиям. Лучше выбирать российскую платформу. В этом случае можно рассчитывать на русскоязычный интерфейс и соблюдение требований законодательства РФ. iSpring LMS соответствует законам №152-ФЗ «О персональных данных» и №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Инструменты iSpring входят в реестр отечественного ПО. Серверы расположены в РФ на защищённых дата-центрах.

Функциональные возможности. Базовый набор должен включать: создание курсов, управление правами пользователей, инструменты аналитики, тестирования и сертификации. Всё это есть в iSpring LMS.

Безопасность данных. Важно, чтобы сервис соответствовал актуальным стандартам информационной безопасности, таким как GDPR, чтобы гарантировать защиту данных сотрудников и компании.

Масштабируемость. Платформа должна адаптироваться к росту бизнеса: поддерживать увеличение числа пользователей и расширение функциональных возможностей. В iSpring LMS можно добавить любое количество сотрудников.

Наличие готового контента. Библиотека с готовыми шаблонами поможет ускорить запуск обучения и упростить создание собственных материалов. Она доступна в конструкторе iSpring Suite и содержит шаблоны курсов, фонов, персонажей, иконок. Благодаря этому можно сделать визуально привлекательный контент без помощи дизайнера.

Качественная техническая поддержка. Она должна отвечать быстро и по делу. Поддержка iSpring на связи круглосуточно — даже по выходным и в праздники. На линии нет роботов: с клиентами сразу общается живой человек. А ещё на портале есть подробная документация и AI-помощник. Он поможет сориентироваться в основных функциях платформы, так что количество контактов с поддержкой можно свести к минимуму.

Бесплатный пробный период. У платформы iSpring LMS есть пробная версия, она доступна 14 дней после регистрации. За это время можно попробовать все функции и понять, насколько они удобны.