Обучение и развитие персонала — тренд в HR-индустрии. Бывает, компании внедряют его, чтобы не отставать от конкурентов, но лишь теряют время и деньги. Так случается, если не изучить, действительно ли курсы нужны бизнесу.
В статье рассказываем о методиках, которые помогут определить потребность в обучении персонала. Опытом поделились эксперты:
- Мария Золотарева, ведущий менеджер по оценке персонала Befree.
- Евгения Княгигина, ех-директор корпоративного университета крупного автомобильного холдинга
Какие факторы и сигналы показывают, что компании нужно обучать персонал
Развитие сотрудников требует времени и денег. Чтобы избежать ненужных расходов и сделать обучение эффективным, важно понять, действительно ли оно необходимо прямо сейчас. Есть основные признаки, которые указывают на потребность организации в образовательных программах:
Снизилась эффективность работы. Если сотрудники стали тратить больше времени на задачи, выполняют их не полностью, часто ошибаются — это может говорить об устаревании знаний и нехватке актуальных навыков.
Пример: бухгалтерия задерживает отчётность из-за непонимания новых требований регуляторов. Тогда курс по изменениям в законодательстве поможет вернуть прежнюю скорость работы.
Мария Золотарева, ведущий менеджер по оценке персонала Befree:
«Бывает, что цели достигаются, но сотрудник движется к этому скорее интуитивно, нежели опираясь на конкретные знания и навыки. Об этом может говорить низкая скорость выполнения задач, ошибки на разных этапах, большое количество вопросов от сотрудника, неуверенность при принятии решений. В такой ситуации работник не способен проанализировать свои действия и выявить конкретные шаги, которые повлияли на достижение KPI, а следовательно, в будущем успех может не повториться. Чтобы прогнозировать стабильное выполнение KPI, необходимо планировать обучение сотрудников».
Ухудшилось качество сервиса. Например, стало больше жалоб от клиентов, увеличился процент брака на производстве. Возможно, сотрудники не до конца разобрались с новым оборудованием. А ещё могли измениться ожидания клиентов: если рынок развивается, а персонал продолжает работать по-старому, будут поступать негативные отзывы.
Компания стала использовать новые технологии и процессы. К ним относятся, например, программы, онлайн-инструменты, производственное оборудование. Необходимо научить сотрудников работать с ними. Например, компания внедрила CRM-систему, но менеджеры по продажам не используют её в полной мере. Вебинар по работе с инструментом повысит эффективность отдела.
Наблюдается высокая текучесть кадров. Если сотрудники часто уходят, особенно в первые месяцы после найма, это может говорить о несистемной адаптации. Новички не понимают, как выполнять задачи с учётом требований компании, поэтому увольняются.
Бизнес масштабируется. При открытии филиалов требуется расширять штат, а значит, нужно донести до новых сотрудников стандарты компании. Это указывает на то, что есть необходимость в обучении персонала.
Обучение нужно внедрять не только когда у компании возникают проблемы, но и при активном росте бизнеса
Как часто оценивать потребности компании в обучении сотрудников
Чтобы корпоративное обучение приносило максимум пользы, важно регулярно анализировать, какие знания и навыки требуются сотрудникам. Есть два сценария, как определять, когда нужно обучать персонал, — плановая оценка и оценка по необходимости.
Плановая. Выявление потребности проводится в рамках HR-цикла, например перед тем, как составить и выделить бюджет на обучение в очередном периоде. Кроме того, оценивать потребность в повышении квалификации можно при постановке квартальных или годовых целей бизнеса. Так будет проще спланировать и согласовать траты.
Ситуативная. Проводится, когда обучение становится необходимостью. Например, снижается эффективность труда, ухудшается качество сервиса, наблюдается высокая текучесть кадров, бизнес масштабируется и внедряет новые технологии.
Оптимальный вариант — сочетать оба сценария. Например, раз в год проводить плановую оценку потребностей и быстро реагировать на ситуативные изменения. Гибкий подход позволит поддерживать конкурентоспособность и высокую квалификацию персонала.
Методы определения потребности в обучении персонала
Оценить, нужно ли персоналу обучение, можно разными способами — выбор зависит от ресурсов компании. Рассмотрим основные методы с плюсами и минусами каждого.
Интервью с сотрудниками
HR или прямой руководитель проводит с каждым из сотрудников беседу один на один. На ней обсуждают проблемы в работе, карьерные цели, текущие навыки и зоны роста работника. Например, общие вопросы могут быть такими:
- С какими задачами вам сложнее всего справляться?
- Какие знания и навыки помогли бы вам избежать трудностей и работать эффективнее?
- Какое обучение вы бы хотели пройти в ближайший год?
Кроме того, стоит задать вопросы по специфике работы конкретного отдела. Например, менеджеру по продажам — «В каких ситуациях взаимодействия с клиентом вы не знаете, как поступить?», а маркетологу — «Что усложняет запуск и оптимизацию рекламных кампаний?».
Проводить интервью для анализа потребности в обучении можно вживую или онлайн, поэтому метод подойдёт в том числе удалённым командам.
| Плюсы метода | Минусы метода |
|---|---|
 Глубокое погружение в проблемы и потребности персонала |  Интервью и анализ результатов требуют много времени |
| Возможность выявить скрытые проблемы | |
| Повышение лояльности сотрудников за счёт персонализированного подхода |
Фокус-группы
Если у компании большой штат, изучить потребности всех сотрудников невозможно — на это уйдёт много времени и денег. Одно из решений в такой ситуации — собрать фокус-группу из 5–10 человек и предложить участникам поделиться мыслями и опытом, рассказать, ощущают ли они необходимость в улучшении профессиональных навыков. На такое исследование требуется меньше ресурсов.
| Плюсы метода | Минусы метода |
|---|---|
| Высокая скорость — занимает меньше времени, чем индивидуальные интервью | Риск необъективности — не всегда мнение фокус-группы совпадает с позицией всего коллектива |
| Возможность провести брейншторм и сгенерировать идеи |
Опросы и анкеты
Данные от сотрудников можно собрать через анкеты. Например, попросить персонал оценить свой уровень владения навыком от 1 до 5 и спросить, какие темы для обучения им интересны.
Можно использовать бумажные формы, онлайн-анкеты или LMS. Последний вариант самый удобный: данные не теряются, в отличие от физических бумаг, а возможности для аналитики шире, чем в обычных электронных анкетах.
Опросник по оценке потребности в обучении сотрудников подойдёт для массовых исследований, например когда у компании большой штат. Кроме того, с помощью анкет удобно собирать данные, чтобы проводить быстрый и регулярный мониторинг состояния команды.
| Плюсы метода | Минусы метода |
|---|---|
| Высокая скорость — можно быстро опросить сотни сотрудников | Данные без детализации |
| Честность ответов благодаря анонимности | Бумажные анкеты могут потеряться |
| Удобная аналитика — если использовать специальные онлайн-платформы для опросов |
Если нужно оценить потребность в обучении руководителей и ключевых сотрудников, простые анкеты не подойдут — нужен более персонализированный и глубокий подход. Тогда можно использовать метод «360 градусов», при котором профессиональные компетенции человека оценивают его коллеги, подчинённые и руководители, а также он сам.
Например, модуль для проведения опроса «360 градусов» есть на платформе для дистанционного обучения iSpring LMS. В него входит:
- конструктор компетенций — список навыков, необходимых для должности;
- готовые инструкции по оценке — помогут сотрудникам разобраться, как проходить опрос;
- инструменты автоматизации — система сама напоминает персоналу об анкетах и анализирует результаты.
После проведения оценки вы получите сводные отчёты по командам и сотрудникам
Наблюдение за работой сотрудников
Выявить необходимость в обучении можно с помощью аудита рабочих процессов. Внутренний или внешний эксперт наблюдает за сотрудниками в реальном времени, фиксирует ошибки и отмечает зоны роста. Например, тайный покупатель оценивает навыки продавцов.
Такой способ подойдёт для магазинов и производств — там важно, чтобы сотрудники выполняли задачи строго по корпоративным инструкциям и отраслевым стандартам. Оценить работу, например, маркетолога так будет сложно, поскольку у него больше свободы в выборе инструментов и решений.
| Плюсы метода | Минусы метода |
|---|---|
| Высокая степень объективности данных — они не зависят от мнения сотрудников | Необходимость привлекать экспертов |
| Возможность собрать реальные кейсы, чтобы использовать в учебных материалах | Большие затраты по времени для крупных команд — нужно нанимать внешних экспертов или подбирать внутренних |
Читайте также: «Что такое обучение персонала и как оно помогает компаниям расти»
Анализ производственных показателей
Определить, нужно ли персоналу предприятия обучение, можно по производственным метрикам. KPI зависят от сферы деятельности команды, например:
- для отдела продаж — конверсия в сделку, средний чек;
- для маркетингового департамента — стоимость привлечения лида, LTV;
- для производства — объём выпускаемой продукции, доля брака.
Такой метод оценки подойдёт практически всем компаниям.
| Плюсы метода | Минусы метода |
|---|---|
| Конкретные данные для принятия решения | Нет данных о причинах низкой эффективности — их нужно выявлять другими методами |
| Наглядный прогресс после обучения |
SWOT-анализ
Универсальная методика стратегического планирования SWOT позволяет оценить персонал со всех сторон: выявить узкие места и зоны роста. Каждая буква в аббревиатуре означает элемент анализа:
- Strengths — сильные стороны.
- Weaknesses — слабости.
- Opportunities — возможности.
- Threats — угрозы.
Чтобы проанализировать факторы, соберите информацию, например, через интервью с руководителями. Затем занесите данные в таблицу из четырёх ячеек — SWOT-матрицу. На основе данных разработайте стратегию по обучению персонала.
| Плюсы метода | Минусы метода |
|---|---|
| Системный подход | Оценка команды целиком, без детализации по конкретным сотрудникам — если нужно оценить определённых работников, лучше использовать другие методы |
| Связь с бизнес-стратегией | |
| Выявление не только проблем, но и сильных сторон — это мотивирует персонал |
Читайте также: «Методы оценки персонала: как сформировать сильную команду»
Анализ конкурентов и отраслевых стандартов
Можно изучить, как устроено обучение у конкурентов, и адаптировать их опыт под себя. Часто данные есть в открытом доступе: например, многие компании выпускают в корпоративных блогах и СМИ кейсы по повышению квалификации персонала.
Ещё один вариант — пообщаться с коллегами из вашей ниши на отраслевых мероприятиях: конференциях, форумах, выставках. Узнайте, какое обучение они проводят для сотрудников, какие инструменты используют.
| Плюсы метода | Минусы метода |
|---|---|
| Сохранение конкурентоспособности | Опыт конкурентов редко учитывает специфику вашего бизнеса, даже если вы в одной нише |
| Возможность выявить тренды и адаптировать свою стратегию под них |
В идеале комбинировать 2–3 метода — так информация будет максимально объективной, при этом вы сможете соблюсти баланс между качеством данных и затратами на их получение. Например, для быстрого среза подойдут массовые опросы всех команд, а для глубинного исследования — интервью с ключевыми сотрудниками и руководителями.
Мария Золотарева, ведущий менеджер по оценке персонала Befree:
«На мой взгляд, среди нестандартных методов один из наиболее интересных — онлайн-симуляции. Сотруднику предлагают в режиме реального времени пройти ряд рабочих ситуаций и в каждой выбрать стратегию поведения. На выходе можно получить оценку компетенций и сделать выводы о потребности в обучении. Если у компании есть бюджет и другие ресурсы на разработку, онлайн-симуляции могут быть интерактивным и вовлекающим инструментом».
Какие ошибки встречаются при разработке системы обучения
Внедрение обучения персонала без чёткой стратегии может стать пустой тратой ресурсов. Разберём частые ошибки, которые допускают компании, и расскажем, как их избежать:
Несистемное обучение. Оно проводится от случая к случаю и без контроля. В результате работники не видят ценности обучения, а эффекта от него почти нет.
Чтобы избежать этой ошибки, разработайте системное обучение с чёткими целями, полноценными программами и графиком прохождения курсов. Внедрите разные форматы: воркшопы, наставничество, разбор кейсов — это поможет удержать интерес сотрудников.
Нет связи с бизнес-целями. Иногда компании внедряют обучение, потому что это «модно» и так делают конкуренты. При этом топ-менеджмент не учитывает, как полученные знания помогут достичь конкретных целей бизнеса. Например, запускают массовое обучение тайм-менеджменту, когда главная проблема в компании — низкие продажи.
Перед запуском курса чётко сформулируйте, каких результатов ждёте, свяжите учебные программы с KPI сотрудников и отделов.
Нерегулярная оценка потребности в обучении. Компании проводят опросы или аудит навыков раз в несколько лет, из-за чего обучение отстаёт от реальных потребностей бизнеса. Например, внедрили новую CRM-систему, но не обучили сотрудников ею пользоваться, потому что такого курса не было в плане. Чтобы избежать этого, создайте график оценки.
Читайте также: «Разработка и внедрение системы обучения персонала за 7 шагов»
Как создать систему мониторинга потребностей в обучении
Определение потребности персонала в обучении должно быть не разовым событием, а постоянным процессом — это позволит бизнесу сохранять конкурентоспособность и адаптироваться под меняющиеся требования рынка. Чтобы вовремя и регулярно выявлять необходимость в повышении квалификации, нужна система мониторинга. Для её построения следуйте пошаговой инструкции:
Шаг 1. Поставить цель. Без чёткого понимания, зачем вы собираете данные, исследования будут хаотичными. Цель должна быть конкретной: содержать измеримый и реалистичный результат, сроки, способы достижения. Например, «снизить долю производственного брака на 5% за квартал», «увеличить средний чек на 10% за счёт обучения сейлз-менеджеров новым техникам продаж».
Евгения Княгинина, ех-директор корпоративного университета крупного автомобильного холдинга:
«Есть два вида потребностей в обучении. Первый — стратегические бизнес-цели, которые формируют новое поведение сотрудников и позволяют добиться глобальных результатов. Второй — короткие задачи, направленные на повышение эффективности. Они могут отличаться, поэтому важно соблюдать баланс. Необходимо спрашивать у сотрудников и руководителей, какое обучение они хотят пройти, но при этом помнить о запросах бизнеса».
Шаг 2. Выбрать методы оценки. Определите, как будете исследовать потребность персонала. Учитывайте затраты времени и денег: например, при небольшом бюджете не получится провести много глубинных интервью, зато можно отправить сотрудникам короткие онлайн-анкеты.
Шаг 3. Внедрить инструменты мониторинга. Они оптимизируют процесс исследования, помогают сэкономить время и деньги. Например, быстро опросить сотрудников можно с помощью платформы iSpring LMS. Достаточно создать анкеты, загрузить их в систему и назначить работникам. Программа сама будет напоминать персоналу о необходимости пройти опрос, а затем соберёт и проанализирует данные по срезам.
Сотрудники могут проходить опросы с компьютера и телефона
Бесплатно протестировать iSpring LMS можно в течение 14-дневного пробного периода. Этого хватит, чтобы познакомиться с функциями платформы и понять, подходит ли она вам.
→ Попробовать iSpring LMS бесплатно
Шаг 4. Собрать данные. Частота исследований зависит от стратегии и ресурсов компании, а также используемых методик. Но обычно оптимальный вариант — сбор данных раз в полгода или год.
Шаг 5. Интерпретировать результаты. При анализе данных необходимо выявить тренды — совпадающие ответы сотрудников — и обратить на них внимание в первую очередь. Например, если 80% персонала заявляет о нехватке знаний по работе с новой CRM-системой, нужно провести соответствующий курс или вебинар.
Важно учитывать, что определение потребности в обучении персонала не самоцель. Следующий шаг — внедрить или скорректировать стратегию обучения на основе полученных данных.
