Вы используете старую версию браузера. Из-за этого увидеть самое интересное на сайте не получится. Чтобы всё работало, как надо, лучше открыть страницу в свежей версии Google Chrome, Safari, Mozilla Firefox, Microsoft Edge или Яндекс.Браузера.

9 этапов внедрения LMS (СДО) — решение для вашего бизнеса9 этапов внедрения LMS (СДО) — решение для вашего бизнеса9 этапов внедрения LMS (СДО) — решение для вашего бизнеса9 этапов внедрения LMS (СДО) — решение для вашего бизнеса9 этапов внедрения LMS (СДО) — решение для вашего бизнеса9 этапов внедрения LMS (СДО) — решение для вашего бизнеса9 этапов внедрения LMS (СДО) — решение для вашего бизнеса9 этапов внедрения LMS (СДО) — решение для вашего бизнеса image/svg+xml image/svg+xml image/svg+xmlimage/svg+xml image/svg+xml
Светлана Иващенко

Светлана Иващенко, руководитель отдела по запуску онлайн-обучения в iSpring

Запуск и настройка системы дистанционного обучения (LMS) может занять неделю или полгода. На срок влияет множество факторов — от готовности ИТ-инфраструктуры компании до количества департаментов и сотрудников.

Например, если нужно установить систему на внутренние сервера компании, придётся создать хостинг, настроить файловое хранилище, подобрать SSL-сертификаты для защиты данных, внести записи в DNS, чтобы всё работало стабильно, настроить интеграции с другими сервисами. Например, 1С или Outlook. Всё это влияет на сроки. 

Последние 3 года я помогаю бизнесу из разных отраслей составить дорожную карту проекта и всё правильно спланировать, чтобы запустить онлайн-обучение в компании вовремя и без сюрпризов. 

Расскажу, из каких этапов состоит внедрение системы обучения, что влияет на сроки, где могут возникнуть сложности и как их избежать. 

Разберу по шагам весь процесс на примере системы дистанционного обучения iSpring Learn, которую я часто настраиваю для бизнеса. План универсальный и пригодится, даже если вы работаете с другой LMS.

План внедрения LMS

  1. Прописать цели и задачи проекта
  2. Выбрать LMS
  3. Выбрать версию системы: сервер или облако
  4. Распределить задачи в проекте
  5. Подготовить учебные материалы
  6. Настроить LMS
  7. Прорекламировать проект
  8. Добавить пользователей
  9. Назначить обучение и оценить результаты

СДО и LMS — в чём разница

Специалисты по онлайн-обучению в России часто используют две аббревиатуры: СДО и LMS. 

LMS — с английского Learning Management System, то есть система управления обучением. СДО — сокращение от «система дистанционного обучения». Оба термина совпадают по смыслу. 

Часто термины используют как синонимы, когда подбирают систему развития сотрудников в онлайн-формате. 

Ещё по теме:
СДО и LMS — сравнение  
Что такое система дистанционного обучения

Шаг 1. Прописать цели и задачи проекта

За помощью ко мне несколько раз обращались компании, которые запускали онлайн-обучение на хайпе — «у конкурентов есть такое, значит, нам тоже надо». Как будет работать система и какие задачи решать, на старте не задумывались. В итоге техническое решение на несколько миллионов рублей превращалось в простой файлообменник, куда загружали стандарты для сотрудников. Чтобы это исправить, приходилось полностью перезапускать проект.

Внедрение системы дистанционного обучения помогает ускорить адаптацию стажёров, сократить затраты на очные тренинги, автоматизировать наём и аттестацию, сократить текучесть на испытательном сроке, создать базу знаний и выстроить кадровый резерв. 

Чтобы система работала на бизнес и приносила пользу компании, на старте важно прописать цели запуска онлайн-обучения. Это помогает спланировать сроки, бюджет и сделать всё правильно.

Это поможет рассчитать бюджет проекта. Стоимость системы дистанционного обучения зависит от набора возможностей. Чем шире функционал, тем дороже СДО. 

Если прописать задачи проекта, станет понятнее, какие инструменты важны для работы и на чём можно сэкономить. По моему опыту, платить лучше за те инструменты, что бизнес будет использовать прямо сейчас, а не когда-то в будущем.

Например, если компании нужно ускорить адаптацию стажёров, пригодятся онлайн-тесты, автопроверка заданий, траектории обучения под каждую должность, система аналитики и отчётов, база знаний, вебинары и интеграция с корпоративным порталом для обмена данными по сотрудникам. В таком случае вряд ли нужно переплачивать за встроенный маркетплейс для продажи курсов или систему оценки методом «360 градусов». 

Если бизнес планирует запускать онлайн-школу или центр сертификации партнёров, пригодятся сервисы для приёма платежей и рассылок, конструктор лендингов и сайтов, CRM для контроля за сделками. Зато не понадобится интеграция с кадровой системой, лента корпоративных новостей и система кадрового резерва — на это можно не тратить денег.

Влияют на бюджет и сроки внедрения. Кроме необходимого функционала в СДО важно понимать, с какими сервисами нужна интеграция, количество пользователей и администраторов, материалы какого формата можно загрузить в систему и где она будет работать: на серверах вашей компании или поставщика. Всё это влияет на сроки.

Обычно для компании важна интеграция с системой кадров. Например, 1С или «Битрикс24». Это удобно и помогает автоматизировать часть процессов. В частности, сотрудникам, которых добавляют в 1С, система автоматически создаёт аккаунт на учебном портале и назначает подходящие курсы. HR-специалисты не тратят на это время.

Если у LMS нет готовой интеграции с 1С, её придётся настроить. Обычно работа занимает от двух месяцев. Если не продумать подобные тонкости заранее, есть риск сорвать сроки и не запустить проект вовремя.

Чтобы всё спланировать, обычно я прошу клиентов составить техническое задание. Это документ, в котором заказчик прописывает цели и бизнес-задачи, требования к LMS, интеграции, бюджет и технические ограничения. 

ТЗ помогает исполнителю оценить объём работы, а заказчику — правильно расставить приоритеты и не упустить ничего важного. 

 Техническое задание на внедрение LMS

Шаблон поможет составить техническое задание и спланировать внедрение LMS. Скачать шаблон

Как делаем в iSpring. Некоторые поставщики систем дистанционного обучения стараются максимально разгрузить клиентов. Например, в iSpring помогут с внедрением LMS в компании. За каждым заказчиком закрепляется команда запуска, которая помогает сделать всю работу в комплексе — от настройки и брендирования LMS до регистрации пользователей и создания курсов.

Ещё по теме:
Составляем ТЗ для выбора LMS — инструкция
Как запустить онлайн-обучение: пошаговый план

Шаг 2. Выбрать LMS

При первом сравнении системы дистанционного обучения мало отличаются друг от друга. Разница заметна лишь по цене и количеству инструментов.

Когда пристально сравниваешь сервисы, находишь технические тонкости, которые влияют на выбор. Например, в «Юникрафт» можно загрузить видеофайлы до 500MB. Если у вас лекции большего размера, придётся менять формат и делить видео на части. 

В конструкторе тестов Teachbase семь типов вопросов: от выбора одного ответа до ввода числа. Этого достаточно, чтобы протестировать команду, но может не хватить для проверки квалификации соискателей на должность. 

Getcourse не поддерживает курсы в формате SCORM, которые выглядят как интерактивные обучающие квесты и хорошо вовлекают в обучение. Если у вас много таких курсов, это проблема.

Чтобы учесть все детали и взвешенно выбрать систему обучения, не помешает изучить отзывы в интернете, план развития поставщика, оформить бесплатный пробный доступ и устроить тест-драйв системы. 

Изучить отзывы в интернете. Советую обратить внимание на профильные площадки по онлайн-обучению или сервисы для выбора ПО. Например, в России это Startpack, за рубежом — eLearning Industry, Software Advice и Capterra

Здесь администраторы LMS и ученики пишут, насколько стабильно работает система, как часто бывают сбои, как быстро отвечает техподдержка и что важно улучшить. 

Мне кажется, что на профильных площадках выше шанс найти честные отзывы, а не проплаченные. Ведь здесь работают модераторы, которые проверяют комментарии, авторов и принимают решение: фейк это или нет.

Лучшие LMS по версии eLearning Industry

На профильных площадках по онлайн-обучению часто составляют подборки с лучшими в мире LMS. Среди них есть и российские продукты. Это поможет узнать лидеров рынка и выбрать подходящую систему

Обзор iSpring Learn

На eLearning Industry, Capterra и Finances Online у каждой LMS есть оценка, которая складывается из проверенных отзывов пользователей и интервью с клиентами. Так проще составить шорт-лист систем обучения, которые стоит изучить в первую очередь

Посмотреть план развития LMS. От стратегии по развитию системы обучения во многом зависит судьба вашего проекта. Бывает так, что разработчики разворачивают продукт под определённую отрасль. Например, добавляют в LMS больше инструментов для ретейла. Тогда клиентам из производства и банковской отрасли становится сложнее её использовать — у них другие бизнес-процессы. Приходится менять LMS. 

Ещё хуже, когда разработчики перестают развивать систему обучения. Например, в 2021 году компания Articulate отключила LMS Articulate Online — это спустя 15 лет работы. Клиентам пришлось подбирать под задачи другую систему.

Чтобы не оказаться в такой западне, перед покупкой попросите поставщиков показать план развития продукта на год или два. Так станет понятнее, насколько система будет полезна в будущем вашей компании. 

Если плана развития нет — тревожный знак. Возможно, поставщик не знает, что выйдет из продукта. Лучше не рисковать и не заключать долгосрочный контракт. 

Изучить портфолио разработчика: с какими компаниями он работает, сфера и размер бизнеса, каких результатов удалось добиться клиентам, есть ли среди них ваши конкуренты. Это поможет понять, подойдёт ли система под вашу отрасль и задачи.

Как выбрать систему дистанционного обучения

Чек-лист поможет выбрать LMS под задачи вашей компании. Скачать чек-лист

Найти в реестре ПО. Если компания ведёт бизнес в России, лучше выбирать систему дистанционного обучения из Единого реестра отечественного ПО — это список российских программ, одобренных Минцифрами.

С 2014 года правительство России держит курс на импортозамещение и отдаёт предпочтение отечественным продуктам. Например, полностью перейти на программы от российских разработчиков должен весь госсектор.

Коммерческие компании пока могут работать на любых технологиях. Но есть риски. Например, важно, чтобы серверы, на которых хранится информация сотрудников, находились в России. Иначе бизнес нарушит закон о персональных данных. У Роскомнадзора появится вопрос, почему иностранцам доступны данные граждан РФ. Штраф до 50 000 рублей.

Другой риск — в любой момент российские власти могут наложить санкции на зарубежные программы и запретить их.

Соответствует ли система обучения российским стандартам, можно посмотреть в Едином реестре отечественного ПО — достаточно написать её название в поиске.  

Единый реестр отечественного ПО

Реестр — это, по сути, таблица, где указаны регистрационный номер, название программы и ссылка на сайт компании-разработчика. Через быстрый поиск можно посмотреть, входит СДО в реестр или нет

Протестировать бесплатную пробную версию. Она есть почти у любой системы. Чтобы получить доступ, нужно создать аккаунт на сайте поставщика. В одних компаниях для этого достаточно написать почту и номер телефона. В других — дополнительно указать размер бизнеса, отрасль и число сотрудников. Срок пробного периода варьируется от 7 до 30 дней. 

Тестовая ситуация должна быть максимально приближена к реальной. Например, можно запустить онлайн-обучение для коллег: добавить их в систему, назначить курсы, изучить статистику. В конце собрать обратную связь: что понравилось, а что смутило.  

Полезно проверить, как ведёт себя система на разных устройствах и в браузерах, чтобы не было неприятных сюрпризов. Бывает, что курсы стабильно работают в Opera, а в Microsoft Edge не загружаются видео.

Обратитесь в поддержку в разное время. Например, в течение рабочего дня и после полуночи. Это покажет, насколько быстро отвечают инженеры и смогут ли оперативно помочь во время реального ЧП. 

Шаг 3. Выбрать версию системы: сервер или облако 

Системы дистанционного обучения делятся на два типа: серверную и облачную. 

Серверная версия, или «коробка», работает на серверах вашей компании. Обычно за неё платят один раз. После поставщик всё устанавливает и настраивает. 

Данные пользователей и статистика по обучению хранятся внутри вашей организации. Доступ к ним ограничен. За работоспособностью системы придётся следить самостоятельно, как и оказывать техническую поддержку пользователей. Обновление LMS и добавление новых функций обычно оплачивается отдельно.

Чаще всего серверную версию выбирают компании с повышенными требованиями к безопасности. Например, банки и государственные структуры.

Срок внедрения серверной LMS — от 2 месяцев. Важно убедиться, что LMS соответствует внутренней политике безопасности и её не забракует ИТ-департамент компании, а также подготовить всю инфраструктуру — от покупки домена до настройки сервера. 

Облачная версия работает на серверах поставщика. Чтобы начать работу, не нужно тянуть локальные сети, устанавливать систему на компьютер и настраивать. Достаточно создать аккаунт.

В случае аварии на основном сервере информация всех клиентов резервно копируется на запасные. Данные не пропадут, если технику, например, залило водой, а пользователи не заметят сбоев.

Облачная версия работает по подписке. Оплата гибкая: раз в месяц или год. В стоимость входят обновления и техподдержка. За обслуживание и работоспособность сервиса отвечает поставщик.

Срок внедрения облачной LMS — от двух дней. ИТ-инфраструктура уже готова. Всё, что нужно, — создать аккаунт, зарегистрировать сотрудников и назначить им учебные материалы.

 Облачный сервисУстановка на сервер

Оплата

Подписка на месяц или год

Разовая оплата

Настройка системы

Готова к работе сразу после регистрацииРаботает после установки на сервер, которая длится до нескольких месяцев. Срок зависит от интеграций и функционала системы

Поддержкаи обслуживание

По техническим вопросам консультирует команда поставщика. Помощь входит
в подписку

Понадобится системный администратор, чтобы обслуживать систему
и решать технические вопросы

Инфраструктура

Система работает на серверах поставщика

Для работы понадобятся собственные серверы

Безопасность данных

Данные в зашифрованном виде хранятся на удалённом сервере и регулярно копируются на резервный сервер. Если произойдёт авария, информация не пропадёт, а пользователи не заметят сбоев

Безопасность зависит от вашего оборудования. Если сервер ломается, вся информация исчезнет

Когда подойдёт

Важно быстро запустить онлайн-обучение, нет ИТ-специалистов и серверов

У бизнеса усиленные требования к безопасности данных

Чтобы не прогадать с выбором, для начала определите возможности и бюджет. К примеру, в компании ещё нет сервера, на который установят систему. Нет и специалиста, который будет её поддерживать. Тогда больше подойдёт облачная версия. Если вам критически важно, чтобы информация хранилась в корпоративной базе данных, присмотритесь к «коробке».

Как делаем в iSpring. Мы помогаем настроить клиентам как облачную, так и серверную версию. Если нужно, свяжемся с ИТ-департаментом клиента и обсудим все технические нюансы.

Шаг 4. Распределить задачи в проекте

В крупном бизнесе за онлайн-обучение обычно отвечает целый отдел, в который входит руководитель проекта, методологи, разработчики курсов, дизайнеры и администраторы LMS. Это требует серьёзных вложений. Например, зарплата только разработчика курсов в Москве начинается от 90 000 ₽ в месяц с налогами и страховыми взносами. За год специалисту придётся заплатить около 1 080 000 ₽. 

В малом и среднем бизнесе проектом занимается, как правило, один человек. Например, бизнес-тренер, кадровик или специалист по обучению. Он делает абсолютно всё — от создания курсов до сбора аналитики и подготовки отчётов для руководителей.

Я рекомендую масштабировать отдел и нанимать людей постепенно, с увеличением объёма задач. Вначале это может быть один специалист, который обучает одно подразделение. Например, продажи. Когда проект покажет эффективность, можно нанимать дополнительных сотрудников, чтобы прокачивать другие отделы компании. Такой подход помогает сэкономить деньги на старте и не тратить время на поиск кадров.

Сколько бы ни было людей на старте, важно правильно распределить задачи, чтобы внедрение LMS прошло по плану. Вот о чём стоит подумать:

Администрирование LMS. Чтобы система дистанционного обучения работала, её нужно обслуживать: добавлять новых пользователей и удалять уволенных, загружать учебные материалы и назначать их пользователям, делать отчёты по обучению для заказчиков. 

Создание контента. Перед запуском проекта важно загрузить в LMS стандарты, инструкции, регламенты, видео и презентации, чтобы составить из них пошаговые программы обучения и назначить сотрудникам. В некоторых случаях важно создать с нуля электронные курсы, тесты и тренажёры, чтобы обучать сотрудников полностью в онлайн-формате, без очных тренингов. 

Техподдержка пользователей. Кто-то должен отвечать на вопросы пользователей, которые в первый раз работают с LMS. На старте часто спрашивают, как попасть на учебный портал, где найти логин и пароль, почему не запускается мобильное приложение. Если не отвечать на вопросы, со временем сотрудники утратят интерес к обучению и перестанут проходить курсы.

ИТ-безопасность. В системе хранятся персональные данные пользователей: логины, пароли, электронная почта, Ф. И. О. и номера телефонов. Чтобы отдел системного администрирования не заморозил проект, важно показать программистам LMS перед внедрением. Они проверят, насколько система соответствует внутренней политике безопасности и насколько просто связать её с действующей ИТ-инфраструктурой компании. Например, кадровой системой. 

Как делаем в iSpring. Мы помогаем с  внедрением LMS: загрузим контент и составим программы обучения, настроим учебный портал и добавим пользователей, ответим на все технические вопросы. Клиент не тратит на это время.

Ещё по теме:
Как создать отдел обучения в компании
10 ошибок, которые погубят онлайн-обучение в компании

Шаг 5. Подготовить учебные материалы

От контента во многом зависит, насколько популярным онлайн-обучение станет среди сотрудников и принесёт ли проект реальную пользу компании. Для этого на старте важно учесть несколько вещей. 

Изучить целевую аудиторию. Это сотрудники, которых вы планируете обучать. От аудитории зависит контекст, содержание, формат и подача материала.

Сеть магазинов по продаже спецтехники создала для менеджеров курс по шуруповёртам «ЗУБР». Цель обучения — повысить продажи отечественной марки. Продажи не выросли.

Сотрудникам розницы курс не пригодился. Они и так разбирались в шуруповёртах, но чаще продавали технику Bosch — там выше средний чек.

Девушкам из кол-центра курс показался сложным и техническим. До конца его прошли лишь 30% сотрудниц. Всё потому, что материал делали без привязки к целевой аудитории.

При изучении целевой аудитории я обращаю внимание на пол, возраст, глубину знаний по теме, уровень владения техникой. Это поможет сфокусировать контент и правильно выстроить содержание. К примеру, в учебных материалах для молодых сотрудников можно использовать мемы, пасхалки и различные игровые механики. Такие приёмы могут не зацепить тех, кому за 40 лет.

Выбрать формат материала. В онлайн-обучении обычно выделяют десять основных форматов учебных материалов. Каждый решает конкретные задачи.

Формат материалаДля чего 

Электронный курс

Познакомить с теорией, сформировать новый навык и вовлечь в обучение.

Пример

Онлайн-тест

Проверить знания и квалификацию сотрудников.

Пример

Лонгрид

Быстро донести информацию. Например, рассказать о новом продукте или регламенте.

Пример

Скринкаст

Показать, как работать в новом ПО.

Пример

Видеоурок

Наглядно объяснить сложную тему.

Пример

Интерактивное видео

Воссоздать реальную ситуацию и погрузить ученика в конкретный кейс. Например, что делать, когда на производстве авария.

Пример

Диалоговый тренажёр

Научить работать с клиентом и запомнить скрипт.

Пример

Тренажёр ПО

Научить работать в сервисах и компьютерных программах без риска.

Пример

Электронная книга

Быстро упаковать теорию в онлайн-формат
и получать статистику по просмотрам.

Пример

Подкаст

Рассказать о новых продуктах компании, прокачать HR-бренд, усилить корпоративную культуру и погрузить новичков в профессию.

Пример

Чтобы быстрее внедрить LMS, я советую выбрать в начале проекта самые простые форматы, работа над которыми не займёт много времени. Например, программы обучения. 

Программа обучения — это сборник учебных материалов по теме: стандартов, регламентов, видео, презентаций и книг. 

Ещё можно собрать лонгриды — это интерактивные статьи с видео, картинками, таблицами и тестами. Работа над лонгридом в среднем занимает день. Статья автоматически подстраивается под размер экрана. Её удобно читать на любом устройстве. 

Когда онлайн-обучение принесёт первые результаты, пользу от проекта увидит руководство и сотрудники, можно будет сосредоточиться на других форматах материалов, которые занимают больше времени на работу. Например, на курсах, тренажёрах и видеолекциях. 

Учесть технические требования. На старте важно выяснить, в каких условиях будут учиться сотрудники: с компьютера или телефона, в перерывах между работой или дома, со стабильным интернетом или нет. Всё это влияет на технические требования к учебным материалам.

Например, максимальный вес курса, тренажёра или видеоурока не должен превышать 30MB. Иначе на некоторых устройствах могут быть проблемы: курс долго грузится или на смартфоне не хватает памяти для скачивания. 

Ещё курс должен запоминать место, на котором сотрудник остановился
в предыдущий раз, чтобы не пришлось каждый раз листать сначала.

Чтобы всё прошло гладко, я советую заполнить бриф на разработку курса. В нём обычно прописывают все требования к учебному материалу. Бриф поможет сфокусироваться и не упустить ничего важного. 

Бриф на создание электронного курса

Шаблон брифа на разработку курса. Скачать шаблон

Как делаем в iSpring. Мы поможем собрать программы обучения под все ключевые должности вашей компании на основе готовых материалов.

Если материалов нет, создадим электронные курсы на заказ или загрузим готовые из собственной библиотеки. Всего будет доступно 40 курсов для обучения сотрудников — от навыков продаж и личной эффективности до охраны труда и работы с персональными данными.  

Шаг 6. Настроить LMS

Чтобы система обучения работала без сбоев, перед запуском важно учесть ряд технических моментов — от брендирования учебного портала до разграничения прав доступа. Вот что важно сделать:

  1. Оформить учебный портал в корпоративном стиле. 
  2. Создать организационную структуру компании: отделы, подразделения и филиалы. Так будет проще управлять обучением и получать детальные отчёты по каждому подразделению.
  3. Назначить администраторов, которые будут управлять LMS.
  4. Открыть доступ к аналитике руководителям отделов. 
  5. Настроить интеграции с другими сервисами. Например, 1C и MS Outlook.
  6. Настроить автоматизацию, чтобы система сама назначала курсы, напоминала о дедлайнах и готовила отчёты. 

Как делаем в iSpring. Обычно в компании LMS настраивает системный администратор или HR-специалист. Мы берём это на себя и адаптируем систему под ключ — от создания аккаунтов до интеграций с ИТ-инфраструктурой компании.

Шаг 7. Рекламировать проект

Рассказать о плюсах LMS руководителям подразделений, сотрудников которых вы будете обучать. Без их одобрения и поддержки проект рискует забуксовать.

Обычно топ-менеджерам важно понять, что LMS поможет сократить затраты на очные тренинги и можно контролировать успеваемость команды через систему аналитики. Например, увидеть компетенции конкретного сотрудника, его сильные стороны и зоны роста. 

В фармацевтической компании «ФораФарм» руководителей подкупила перспектива снять с себя часть обязанностей. Раньше они лично проводили для фармацевтов очные тренинги, а с появлением LMS можно было бы сделать курс один раз и регулярно тренировать по нему сотрудников.

Продать обучение сотрудникам. Обычно в компаниях делают рассылки от лица руководителей, в которых рассказывают о пользе онлайн-обучения, снимают тизеры курсов, записывают интервью с преподавателями, проводят вебинары и делятся отзывами сотрудников, которые прошли тестовое обучение.

Через проморолик агентство Leader Team рассказало о пользе курса для мерчандайзеров

По моему опыту, начинать подготовку рекламы лучше за 3–4 месяца до запуска, чтобы успеть подготовить все материалы для продвижения. Саму PR-кампанию чаще всего начинают за месяц до старта онлайн-обучения.

Ещё по теме:
5 способов мотивировать к обучению: опыт компаний
7 способов вовлечь в курс сотрудников
Как мотивировать сотрудников к обучению

Шаг 8. Добавить пользователей

Технически в регистрации пользователей на учебном портале нет ничего сложного — достаточно добавить их почту, на которую система отправит данные для входа в аккаунт. 

Однако есть ряд нюансов, которые важно учесть, чтобы сотрудники без проблем зашли на портал, открыли курс и начали обучение. 

Выбрать, куда отправлять данные для входа 

Для входа в аккаунт нужен логин и пароль. Из-за политики безопасности обычно их придумывают сотрудники ИТ-департамента или системные администраторы. Остаётся передать данные сотрудникам. Есть несколько способов:

На почту сотрудников. Это самый простой способ. Кроме логина и пароля в письме можно дать ссылку по входу в аккаунт и пошаговую инструкцию. Однако не во всех компаниях у сотрудников есть корпоративная почта. Например, её нет у продавцов розничных сетей.

Приглашение на учебный портал iSpring Learn

Пример письма с данными для входа на учебный портал

СМС на номер телефона. Для этого придётся настроить интеграцию с сервисом рассылок. Например, ePochta SMS или Sms.ru. За каждое сообщение нужно заплатить от 50 копеек до 1 рубля. Сумма зависит от тарифов сотового оператора. Длина СМС ограничена — до 160 символов латиницей или 70 символов кириллицей.

Пример сообщения с данными для входа в LMS

Пример сообщения с данными для входа в LMS

Сквозная авторизация. Ещё сотрудники могут зайти на учебный портал при помощи данных от компьютера или корпоративного портала. Им не придётся запоминать новые логин с паролем. Чтобы всё заработало, нужно будет настроить интеграцию между LMS и ИТ-компании.

Подготовить инструкции для пользователей

Советую сделать для сотрудников наглядные инструкции по входу на учебный портал и установке мобильного приложения, чтобы они не нервничали и не писали вам лишний раз с техническими вопросами.

Пример инструкции для пользователей по работе в LMS iSpring Learn

Инструкция по установке и входу в мобильное приложение для обучения

Ссылку на инструкцию можно добавить в первое письмо для пользователей с логином и паролем, закинуть в корпоративный чат или лично отправить каждому по СМС. 

Загрузить пользователей

Обычно в любой LMS есть два способа добавления пользователей: создать для каждого сотрудника аккаунт вручную или загрузить данные списком, чтобы система автоматически создала для пользователей личный кабинет.

При регистрации кроме логина и пароля обычно прописывают личные данные пользователей: Ф. И. О., должность, номер телефона и корпоративную почту, отдел работы и т. д. В дальнейшем так удобнее формировать группы и точечно обучать сотрудников. Например, назначить курс по работе с клиентами только продавцам воронежских магазинов.

Чтобы в будущем получать исчерпывающую аналитику со всей важной информацией, советую заранее продумать, какие данные должны быть в аккаунте пользователя. Это позволит формировать детальные отчёты по успеваемости команды. Например, посмотреть квалификацию всех копирайтеров. Сравнить показатели казанского и волгоградского филиалов. 

Если в карточке пользователей вы не добавите должность и место работы, то не сможете отфильтровать данные по этим параметрам.

Разграничить права доступа

Всех пользователей в LMS обычно делят на роли. У каждой роли свои возможности и задачи. Это помогает разграничить права доступа и соблюдать порядок на учебном портале.

Обычно в LMS есть обучающийся, автор курсов, администратор и владелец аккаунта. 

Например, пользователей с ролью «Обучающийся» может проходить курсы с тестами и смотреть свои оценки. Автор способен создавать учебные материалы.

У администратора аккаунта полный доступ к учебному порталу и его возможностям. Он способен менять дизайн, создавать подразделения, управлять пользователями и материалами, смотреть аналитику и создавать отчёты по всей компании.

Часто администраторами назначают начальников отделов или подразделений, чтобы они смотрели статистику по своей команде. Это рискованно. Человек может случайно удалить курс или программу обучения. Чтобы этого не произошло, лучше назначить топ-менеджерам другую роль. Например, в LMS iSpring Learn есть роль «Руководитель», которая позволяет только смотреть статистику. Удалять курсы или пользователей нельзя.

Другой вариант — не добавлять руководителей на учебный портал. Вместо этого можно настроить автоматическую отправку отчётов с результатами команды на почту.

Как делаем в iSpring. Команда запуска iSpring поможет создать в LMS аккаунты для сотрудников, объединить их в отделы и филиалы. Так проще управлять обучением и получать детальные отчёты по каждому подразделению.

Ещё настраиваем мобильное приложение и учим им пользоваться. Если у сотрудников появятся вопросы, ответим на них. Например, объясним, как поменять информацию о себе, где указать свой номер телефона и как поменять пароль.

Шаг 9. Назначить обучение и оценить результаты

Когда на учебный портал добавили пользователей, самое время назначить курсы. На этом этапе бизнес обычно требует от руководителя проекта отчёт, как онлайн-обучение влияет на показатели компании. Например, насколько выросли продажи и сократилась ли текучесть персонала. Об этом рано говорить. 

Главная задача после запуска — сделать обучение максимально удобным и полезным для сотрудников, чтобы у них появилась привычка заходить в LMS. Если система не понравится людям, ей не будут пользоваться. Важно объяснить это заказчикам. 

Насколько удобно сотрудникам работать в LMS, покажет встроенная аналитика. Например, там видно, сколько времени команда тратит на обучение, с каких устройств проходят курсы, какие темы самые популярные. Также здесь собраны комментарии и отзывы сотрудников. 

Аналитика в iSpring Learn

Встроенная аналитика в LMS покажет уровень обученность компании и конкретных сотрудников. Здесь также видно, насколько популярно онлайн-обучение среди персонала. Пример из аналитики iSpring Learn

По моему опыту, о бизнес-результатах проще говорить спустя 6–8 месяцев после запуска проекта, когда сотрудники прошли первые курсы и начали использовать полученные знания на практике. 

Ещё по теме:
Как рассчитать ROI обучения
Как измерить эффективность обучения

Быстрый запуск онлайн-обучения с iSpring

Команда iSpring поможет запустить онлайн-обучение под задачи вашего бизнеса. Работаем над проектом в комплексе — от выбора LMS и настройки интеграций с другими сервисами до создания курсов и техподдержки ваших сотрудников. Делаем всё вместе, чтобы клиент получил цельный продукт.

Полезны, когда нет подходящих сотрудников в штате или нужно быстро запустить проект. Например, за 1–2 месяца. 

Работаем и с небольшими, и с крупными компаниями из разных отраслей: от ретейла и страхования до ИТ и сферы коммунальных услуг. Например, помогли запустить онлайн-обучение компаниям «ПИК», «СберЛогистике», «Наше золото» и «Пермэнергосбыт».

Получить бесплатную консультацию

Результаты клиентов iSpring

Четра

«Четра»

  • Запустили СДО за 2 недели.
  • Обучают дистанционно 9 000 сотрудников по России.
  • Экономят несколько миллионов на очных тренингах.
  • Сократили срок адаптации новичков в 2 раза.
Блинбери

«Блинбери»

  • Единая база знаний в сети блинных.
  • Экономят франчайзи 200 000 рублей.
  • Учат по единым стандартам 82 блинных.
  • Открывают блинную за 2 недели вместо месяца.
  • Контролируют качество работы франчайзи.
Супермаркет «Да»

Торговая сеть «Да»

  • Обучают онлайн 3 000 продавцов.
  • Поддерживают единй стандарт работы во всех магазинах. 
  • Запустили мобильнок обучение: продавцы учатся со смартфона.
  • Появилась единая база сандартов работы. 
  • Видна квалификация каждого сотрудника в реальном времени. 
Cofix

Сеть кофеен Cofix

  • Автоматизировали кадровый резерв. 
  • Сократили затраты на командировк тренеров на 30%.
  • Сократили затратына обучение на 15%.

  • Обучение помогает открывать 10-12 кофеен в месяц. 
Вкусвилл

«Вкусвилл»

  • Синхронно обучают 11 000 человек.

  • Ежегодно экономят на тестировании 2 300 000 ₽.

  • Уровень сервиса вырос на 17%.

  • Текучка на испытательном сроке сократилась на 22%.

Запустим онлайн-обучение в вашей компании за месяц
Cопровождаем запуск проекта на всех этапах: от пилота до анализа результатов.
Запустим онлайн-обучение
в вашей компании за месяц