HR-аудит — это проверка того, как компания управляет своими сотрудниками. В аудит входит оценка условий работы, соблюдение требований законодательства, эффективность взаимодействия сотрудников. Аудит HR-процессов часто проводят после изменения бизнес-процессов и внедрения новых инструментов управления, чтобы проверить, как сотрудники адаптировались к нововведениям.
В статье расскажем:
- как провести HR-аудит компании,
- как составить рекомендации по изменению бизнес-процессов,
- какие инструменты использовать для обучения персонала новым требованиям.
- а ещё составим чек-лист HR-аудита для любой компании.
Компоненты HR-аудита
Проверять эффективность сотрудников можно по одному из этих компонентов или в комплексе — в зависимости от того, какие перед вами стоят задачи и сколько у вас есть времени на аудит. Например, вы недавно начали сотрудничать с самозанятыми и хотите понять, правильно ли HR-отдел с ними работает.
Соблюдение требований HR-отделом
Проверка показывает, как ваш HR-отдел выполняет требования текущего законодательства по найму, управлению и увольнению персонала. Это позволяет убедиться, что кадровые специалисты работают в соответствии с законом.
Например, если законодательство в вашей сфере часто меняется, будет полезным регулярно проводить такую проверку. Иначе вы рискуете нарваться на штраф или другие серьезные последствия.
Следить за новостями в бизнесе важно. Например, с 1 марта 2024 года Минтруд стал более тщательно проверять сотрудничество с самозанятыми. Если вы за год заключили договор более чем с 20 самозанятыми или выплатили фрилансеру за месяц более 20 тысяч, то это может вызвать подозрение: а не пытаетесь ли вы так замаскировать трудовые отношения, чтобы избежать налогов. А это чревато штрафом. Поэтому важно держать руку на пульсе и всегда проверять свои процессы, если законодательство изменилось.
Соответствие HR-процессов мировому опыту
Для того чтобы провести HR-аудит в компании, нужно собрать информацию о мировых практиках работы с персоналом в вашей сфере. Это поможет выявить сильные и слабые стороны управления персоналом и почерпнуть новые идеи.
Например, одна из проблем современных сотрудников — это низкие навыки коммуникации. Кто-то не любит общаться из-за своего характера, кто-то долгое время работал на удаленке и растерял навыки, кто-то привык решать все вопросы только через переписку.
Из-за современных онлайн-технологий люди стали общаться с глазу на глаз реже. Однако живое общение необходимо, чтобы легче и быстрей решать рабочие вопросы. Поэтому крупные компании решили уделить этому навыку отдельное внимание — например, в группе компаний «Железно» разработали курс «Выйди в реальность», который учит коммуникации.
Главное, не забывайте адаптировать процесс HR-аудита бренда под свою специфику, потому что каждый бизнес имеет свои особенности. Нельзя слепо копировать чьи-то практики только потому, что они принесли какой-то компании прибыль. Например, если IT-сотрудники вашей компании не задействованы в общих процессах, и им комфортнее работать удаленно, не стоит пытаться научить их живой коммуникации, просто потому что это тренд. Вы получите только от них раздражение из-за того, что их отвлекли от работы.
Эффективность HR-процессов
НR-аудитор оценивает, как руководители доносят до сотрудников задачи, понятно ли дают обратную связь. Такой аудит HR-процессов в компании поможет улучшить связь между руководителями и подчиненными. Это сделает выполнение задач более эффективным, а значит, работа пойдет быстрей.
Например, вы видите, что сотрудники очень медленно выполняют свои задачи и срывают дедлайны. На первый взгляд, дело в безответственности сотрудников, но при проведении проверки можно выяснить, что руководители команд не реагируют на вопросы сотрудников или отвечают под конец рабочего дня. Это сказывается на скорости работы. HR-аудит позволит выявить такие случаи в вашей компании.
Читайте также:
Расчет эффективности обучения персонала: от опросников к ROI
Конкурентность компании на рынке труда
Сотрудники — это движущая сила компании, поэтому нужно стремиться к привлечению самых компетентных работников. А сделать это можно, только если изучить, какие «плюшки» опытным кандидатам предлагают конкуренты.
HR-аудит бренда и компании в целом поможет узнать, как компанию оценивают на рынке труда по сравнению с конкурентами, насколько у вас привлекательны условия труда и какие отзывы пишут бывшие сотрудники. Из анализа станет ясно, чего не хватает в вакансиях, чтобы привлечь квалифицированных специалистов.
HR-стратегии
Этот компонент аудита анализирует бизнес-процессы компании и используемые инструменты, чтобы понять, что здесь можно улучшить. Например, как нужно управлять персоналом, чтобы лучше достигать целей компании: возможно, надо отправить часть сотрудников на обучение или усилить какой-либо отдел специалистами.
Для обучения можно привлечь тренеров или использовать онлайн-платформы. Последнее время пользуется популярностью второй вариант, так как он более удобен: не нужно нанимать нескольких тренеров, арендовать залы для обучения и собирать всех сотрудников в одно время, чтобы они все прошли обучение. С онлайн-платформой каждый работник может обучаться в удобное время, проходить тесты и отслеживать свой прогресс.
Например, на платформе iSpring Learn можно создать курсы и траектории обучения, внедрить интерактивные тесты и тренажеры, следить за статистикой обучения сотрудников. А сами работники будут видеть свои успехи и назначенные курсы в личном кабинете.
Платформа позволяет одновременно обучать всех сотрудников предприятия и оценивать их знания
Политика компании
Политика компании — это правила дисциплины, порядок выдачи премий, компенсаций во время болезни или значимых мероприятий в жизни, политика увольнений. То есть в ней указаны внутренние правила компании. HR-аудитор проверяет, выполняются ли все пункты так, как указано в политике.
Одновременно с этим можно провести и аудит по соблюдению требований ТК — особенно если там были изменения.
| Пример |
|---|
| В компании возникла проблема — сильная текучесть кадров. В ходе аудита выяснилось, что в политике прописана возможность брать отгул, если у сотрудника накопилось более восьми часов переработки в месяц. Но HR-специалисты не рассказывали об этом работникам, те регулярно перерабатывали, уставали и увольнялись. Аудит помог выяснить, что политика компании не соблюдалась. После того как сотрудники узнали об отгулах, они стали брать дополнительные выходные, больше отдыхать, и текучка снизилась. |
Безопасность
Этот компонент аудита подойдет компаниям, где сотрудники работают в условиях повышенного риска для здоровья, например на производстве. Проверка позволяет понять, соответствуют ли условия работы требованиям безопасности, обеспечены ли сотрудники средствами индивидуальной защиты, насколько сильны риски при их работе и можно ли их уменьшить.
Чтобы сотрудники знали технику безопасности, важно регулярно обучать их этому — например, с помощью онлайн-тренажеров
Как провести HR-аудит: чек-лист
Перед тем как проводить HR-аудит по чек-листу ниже, потребуется выполнить подготовительную работу. Вот основные этапы подготовки, проведения и анализа аудита.
Выбрать аудитора
Нужно назначить одного сотрудника, который будет отвечать за проверку. Если у вас малый бизнес, то вы можете провести аудит и сами. Если компания большая, то стоит привлечь помощников или специалистов-аудиторов, которым вы делегируете задачи. Например, при проведении аудита по эффективности HR-процессов можно выбрать ответственного за каждый отдел, а вы будете заниматься аналитикой поступившей информации.
Определиться с компонентами HR-аудита
После этого нужно решить, какие типы аудита вы будете проводить. Для этого нужно пообщаться с руководством и выяснить, какую проблему оно выделяет больше всего.
Например, если в вашей сфере появились новые требования законодательства, нужно в первую очередь провести аудит по соблюдению требований. Если руководство недовольно работой персонала, то можно проверить HR-стратегии, и т. д.
Создать чек-лист для аудита
Проработайте пункты, которые вы хотите проверить. Например, если вы хотите проверить соответствие мировым практикам, сначала соберите все эти практики, выберите наиболее популярные и составьте чек-лист hr-аудита hr-процессов на их основе. Если вы оцениваете конкурентоспособность компании, проанализируйте условия труда компаний-конкурентов и составьте список преимуществ, которые они используют для привлечения специалистов.
| Пример чек-листа HR-аудита в компании на соответствие мировым практикам |
|---|
|
Автоматизированы ли ваши рутинные процессы? На каком уровне находится автоматизация (отсутствует, минимальный, средний, максимальный)?Собрать данные
В зависимости от того, какой тип аудита HR-процессов по чек-листу вы выберете, используйте данные из базы знаний компании, уставные документы или опросы сотрудников. Перед тем как использовать документы, убедитесь, что они находятся в открытом доступе. Если нет — запросите нужные данные у руководства. Что касается опросов — можно оформить их в Google-формах и разослать коллегам приглашение к участию в опросе.
На платформе iSpring Learn можно загрузить опросы для получения обратной связи от сотрудников
Проанализировать результаты
Для аналитики используйте существующие требования, например законодательство в сфере охраны труда, внутренние KPI компании, показатели фирм-конкурентов или мировые стандарты — в зависимости от того, что вы хотите оценить. Также эти данные можно комбинировать.
Например, вы можете оценить, как в вашей компании выполняются внутренние требования безопасности, а затем сравнить их с общепринятыми мировыми стандартами. Так вы сможете провести комплексный HR-аудит бренда по безопасности.
Дать рекомендации
Составьте подробный отчет со списком рекомендаций. Будет отлично, если сможете расставить приоритеты для каждой из рекомендаций и определить сроки внедрения. В первую очередь покажите отчет коллегам из HR-отдела и руководителям отделов, чтобы они тоже могли дать обратную связь.
Например, если вы провели аудит безопасности производства и выяснили, что у работников часто рвутся и портятся защитные перчатки, запасов не хватает и работники вынуждены трудиться без них, что может повлечь травмы. Ваша рекомендация — заказывать перчатки с запасом и следить, чтобы в кладовой цеха всегда было не менее 50 пар запасных перчаток.
Составить план и сопроводить его выполнение
Составьте план изменений, обсудив с руководством ваши рекомендации. Например, вы решили заказывать больше защитных перчаток — нужно подробно расписать, кто будет следить за запасами и вовремя их пополнять. Может, сотрудники сами будут сообщать, если возьмут перчатки из запасов. А может, ответственный за смену будет в конце дня пересчитывать оставшиеся пары.
Составьте график внедрения изменений и подробно распишите шаги. Назначьте ответственных. Через некоторое время проверьте результаты. Если что-то не было выполнено, выясните причину.
Что проверяется при HR-аудите
В зависимости от того, какие процессы вам требуется оценить, обратите внимание на эти элементы.
Процесс рекрутинга и онбординга
Изучите, как компания отбирает, нанимает и вводит в курс дела новичков. Определите, насколько эффективно HR-специалисты подбирают сотрудников, сколько времени они тратят на это. Оцените, доводятся ли до сведения новичка правила и регламенты компании, знает ли он свои права.
Читайте также:
Как оценить эффективность наставничества: 5 способов от HR-отдела iSpring
Онбординг — введение новичка в курс дела компании. Это важный шаг, от которого зависит, как скоро новичок приступит к работе и какие результаты покажет на испытательном сроке
Премии и компенсации
Оцените, насколько в компании развита система мотивации: получают ли лучшие сотрудники премии или их мотивируют каким-то другим способом, как компенсируются переработки, насколько эта система отличается от систем конкурентов.
Процессы оценки персонала
Изучите, есть ли в компании KPI или другие способы оценки эффективности персонала, как сотрудники сдают отчетность, сколько это занимает у них времени и насколько принятые KPI соответствуют мировым стандартам.
Процесс увольнения
Выявите, как происходит увольнение: сообщают ли об этом сначала руководству сотрудника, проводят ли с работником сопроводительную беседу, есть ли компенсация при увольнении. Выясните, какие причины могут вызвать увольнение, кто из сотрудников уже находится «на мушке» у руководства и почему.
Важно сохранить хорошие отношения с сотрудником и после увольнения: неизвестно, в какой ситуации вы пересечетесь в следующий раз. Для этого некоторые компании проводят дружескую беседу с уволенным сотрудником, где благодарят его за работу и подчеркивают его важность.
Должности и их классификация
Рассмотрите должностные инструкции по каждой из должностей. Сравните их с инструкциями конкурентов: не слишком ли много или, наоборот, мало обязанностей у ваших специалистов. Определите порядок иерархии в каждом отделе и между отделами.
Документация и личные дела
Проверьте, что вся документация о порядке работы, найме и увольнении сотрудников соответствует требованиям закона. Убедитесь, что в личных делах работников нет недостающих или лишних документов. Например, там не должно быть копий паспорта, военного билета, СНИЛС, диплома об образовании или других документов с личными сведениями.
iSpring Learn для онлайн-обучения персонала
После того как вы провели аудит и совместно с руководством составили план изменений, нужно донести новую информацию до всех сотрудников. Эффективнее всего сделать это в формате онлайн-обучения. Используйте для этого платформу iSpring Learn — вот ее преимущества:
Возможность конструировать уроки любой сложности. Используйте текст, видео, изображения, чтобы создать наглядные обучающие материалы. Создавайте интерактивные лонгриды с инфографикой, видеороликами и цитатами прямо в редакторе платформы.
Управление пользователями. Отслеживайте прогресс каждого ученика, отмечайте наиболее сложные места в курсе. Собирайте обратную связь и улучшайте процесс обучения.
Проверка знаний. Выдавайте и проверяйте домашние задания. Составляйте тесты по результатам обучения и конструируйте интерактивные тренажеры для отработки реальных ситуаций.
Уведомления. Ученики смогут отсматривать назначенные курсы в формате календаря и получать напоминания о том, что пора начать учиться. А руководители будут получать уведомления, когда их сотрудники успешно пройдут курс.
Статистика. Вы сможете видеть, сколько сотрудников уже прошло обучение, как быстро осваивается материал, кто из сотрудников имеет наилучшие и наихудшие результаты.
Портал для учеников. Каждый работник получит личный кабинет, где будет отслеживать свой прогресс и достижения. Платформа позволяет внедрить геймификацию, чтобы мотивировать работников к учебе.
Мобильное приложение. Сотрудники смогут заниматься в любом удобном месте — приложение обладает такими же функциями, как и версия для компьютера.
Не забывайте запрашивать и обрабатывать обратную связь от учеников, чтобы оценить качество курса и внести нужные изменения. Вот вопросы, которые можно задать сотрудникам после обучения:
- Понравилось ли вам обучение?
- Было ли оно сложным?
- Что вызвало наибольшие сложности?
- Был ли курс логически организованным?
- Получили ли вы новую информацию?
- Легко ли будет внедрить эту информацию в работу?
- Что бы вы исправили в курсе?
Через некоторое время после обучения проведите еще один аудит, чтобы проверить, насколько хорошо сотрудники усвоили информацию.
Читайте также:
Как измерить эффективность обучения: ключевые метрики
Чек-лист по HR-аудиту в компании
- HR-аудит необходим для проверки бизнес-процессов, связанных с трудовыми ресурсами (сотрудниками);
- Аудит проводят, чтобы улучшить процессы работы, проверить соответствие стандартам и закону, сравнить компанию с конкурентами, выявить сильные и слабые стороны управления, проверить безопасность и трудовую политику.
- Чтобы провести аудит, нужно назначить ответственного, составить чек-лист, провести по нему проверку и составить план изменений на основе анализа.
- После составления плана изменений нужно провести обучение персонала, чтобы они усвоили новый порядок работы. Обучать сотрудников эффективнее в формате онлайн — это экономит время и затраты на обучающий персонал.
- Платформа iSpring Learn прекрасно подходит для обучения сотрудников — на ней можно создавать уроки, проверять знания работников, смотреть статистику и собирать обратную связь.
