Адаптация в аптеке: как эффективно обучать новичков

Адаптация в аптеке — это процесс, в ходе которого новый работник привыкает к компании, знакомится с коллективом, изучает свои обязанности и стандарты работы. От того, насколько хорошо выстроена адаптация, зависит, уйдёт ли сотрудник на испытательном сроке и будет ли эффективно работать дальше.

Выстроить систему адаптации в аптеке сложно: нужны время, ресурсы, специальные знания и инструменты. Это удаётся не всем работодателям. В результате, согласно опросу TalentTech, 22% новичков теряются и выгорают.

Елена Лазарева, директор учебного центра «Доктрина»

Последние 30 лет я работаю на фармацевтическом рынке России и помогаю представителям бизнеса правильно обучать сотрудников, в том числе адаптировать новичков. Для этого я запустила учебный центр «Доктрина», в котором мы разрабатываем программы для развития фармспециалистов. Они помогают быстро ввести новых сотрудников в работу аптеки.

В этой статье я расскажу, как проходит адаптация сотрудника в аптеке, поделюсь инструкцией, как правильно выстроить систему адаптации.

Адаптация в аптеке глазами сотрудника

Адаптация фармацевта и провизора — сложный процесс сонастройки работника и компании, который не ограничивается подписанием трудового договора и показом аптечного пункта.

Адаптация протекает сразу по многим каналам. Сотрудник приходит в аптеку и сталкивается с абсолютно новой средой, где нужно привыкать ко всему: задачам, людям, месту, правилам. Можно выделить несколько видов адаптации новичка:

• Социальная. Сотрудник интегрируется в среду аптеки, изучает местные роли и нормы поведения.
• Физиологическая. Новичку нужно время, чтобы приспособиться к графику, нагрузкам и помещению.
• Психологическая. Новый сотрудник справляется со стрессом из-за перемен с учётом своих личностных особенностей.
• Экономическая. Фармспециалист привыкает к уровню зарплаты и премий.
• Организационная. На новом месте сотрудник изучает структуру аптеки и способы общения: кто кому подчиняется, кому звонить, а кому писать и т. д.
• Профессиональная. Сотрудник приобретает знания и умения, необходимые на работе, обрабатывает много новой информации.
• Производственная. Работник осваивает технику и рабочие программы.

Адаптация персонала в аптеках глазами компании 

Аптека тоже «привыкает» к новому специалисту. С помощью системы адаптации его включают во внутренние процессы компании: знакомят с должностными обязанностями, местными правилами и коллективом.

Компании могут по-разному подходить к процессу адаптации: в одних аптеках убирают стулья у первостольников, чтобы они общались с клиентами стоя, в других — покупают удобные стулья и ортопедические стельки. В целом можно выделить три основных подхода к адаптации:

1. Оптический — «Вы работайте, а мы на вас посмотрим».
Обучения почти нет, новичок сразу приступает к работе, а зарплата обсуждается только после испытательного срока. В таком случае новый сотрудник может не раскрыть свой потенциал, а работа обернётся для него разочарованием. Подход применим, если вы ищете сотрудника, который умеет быстро ориентироваться в незнакомых ситуациях.

2. Военный — «Выживает сильнейший».
Новичка специально закидывают сложными задачами. При таком подходе остаются только самые стрессоустойчивые и целеустремлённые. Кажется, что так можно отобрать лучших из лучших, но в кризисных ситуациях у человека включается режим защиты, поэтому сложно оценить его работу в долгосрочной перспективе.

3. Партнёрский — «Не переживайте, мы поможем».
Новичку создают комфортные условия для развития. Погружение в работу происходит плавно: сотрудника знакомят с аптекой, прикрепляют наставника, отвечают на вопросы.

Этапы профессиональной адаптации фармацевтов и провизоров

Отношения сотрудника и аптеки развиваются постепенно: от знакомства с новичком до осознания им своего места в команде и принятия коллективом.

Рассмотрим каждый этап подробнее:

1. Восприятие. Аптека и сотрудник знакомятся: вы оцениваете компетенции, специалист — условия работы. Учитывайте, что, независимо от личности сотрудника, у него наблюдается повышенная тревожность, он может делать много ошибок и воспринимать свои задачи как сложные.
2. Приспособление. Зависит от личности сотрудника, сложности работы и подхода аптеки к адаптации новичков. На этом этапе исчезает напряжение, работнику кажется, что он всё понял и вполне справляется со своими обязанностями. Всё ещё могут быть ошибки при выполнении задач.
3. Ассимиляция. Адаптация завершается, когда фармспециалист принят коллективом, он осознаёт своё место в аптеке, самостоятельно решает рутинные задачи и справляется с нетипичными ситуациями.

Риски в адаптации сотрудников аптеки

Каждый этап адаптации фармспециалиста сопровождается рисками. Сотрудник может понять, что его навыков недостаточно для работы в аптеке, или попасть в проблемный коллектив.

Также на успешность прохождения адаптации могут повлиять:

• открытость аптечной сети к приходу новичков;
• размер аптечного пункта;
• корпоративная культура;
• психологический климат в коллективе;
• мотивация нового сотрудника;
• должность;
• личностные особенности новичка;
• соответствие навыков и профессиональных компетенций занимаемой должности.

Если все эти факторы учтены компанией, то новый сотрудник с каждым днём всё больше и больше включается в работу. Понять, что человек точно освоился на новом месте, можно, если он:

• чётко понимает ожидания от своей работы;
• почти не совершает ошибок;
• оперативно выполняет задачи и доводит их до ожидаемого результата;
• не боится задавать вопросы и спорить;
• ладит с коллегами;
• его работой удовлетворён изначально он сам, потом руководитель.

Ваши сотрудники будут осваиваться в компании и выходить на рабочие показатели гораздо быстрее, если вы организуете эффективную систему адаптации.

Как создать программу адаптации в аптеке — 3 совета от эксперта из сферы фармбизнеса

Чтобы адаптация сотрудников аптеки проходила системно, а не «как повезёт с наставником», нужно подходить к ней как к бизнес-процессу.

Адаптация как бизнес-процесс включает мероприятия для новичков: вводный инструктаж, знакомство с командой, тренинги и т. д. Цель — облегчить работу новичка и получить эффективного сотрудника после испытательного срока. Можно разбить весь этот процесс на три основных шага:

1. Познакомить с миссией и ценностями компании

Этот этап включает в себя всю коммуникацию с новым фармспециалистом до его первого рабочего дня. Здесь ключевую роль играет отдел по подбору персонала.

Шаги по организации:

• Дать сотруднику список документов для трудоустройства.
• Описать дресс-код.
• Проинформировать об адресе аптеки, наличии парковки, точках общепита рядом.
• Договориться о времени прихода в первый рабочий день, дать контакты встречающего.
• Дать основную информацию об аптечной сети: история компании, соцсети, основные рабочие программы.

Всю информацию о трудоустройстве, используемых программах и аптеке можно собрать в welcome-курс в iSpring Learn и назначить новичку в первый же день работы.

2. Помочь освоиться на рабочем месте

Новичку помогают наставники, руководители и ближайшие коллеги. Чем лучше будет организован этот этап, тем быстрее сотрудник сможет работать самостоятельно.

Шаги по организации:

1. Ввести в должность.

• Подписать документы и выпустить приказ о приёме на работу.
• Познакомить сотрудника с коллегами.
• Дать алгоритм коммуникации (мессенджеры, почта, CRM-система).
• Выдать логин и пароль от рабочих учётных записей.
• Провести обучение по работе с программами.
• Рассказать об актуальных маркетинговых акциях, картах лояльности аптеки.
• Поставить первые задачи.

2. Организовать менторинг.

• Закрепить наставника.
• Обозначить KPI на испытательный срок.

На этапе введения в должность нужно дать новичку много информации о внутренних правилах, продуктах, акциях и ещё как-то проверить, усвоил ли он материал. Это занимает много времени и отвлекает от работы коллег.

Учебный центр «Доктрина» помогает собственникам аптек решить эту проблему. Наши эксперты разработали готовые курсы для фармспециалистов, которые представляют собой цельную программу обучения новичков. С ними сотрудник узнает о стандартах работы в аптеке, научится представлять акционные товары и общаться с разными категориями клиентов. Работодателю остаётся только назначить курсы и следить за прогрессом.

Наборы курсов для адаптации фармспециалиста от учебного центра «Доктрина» в iSpring Learn.

3. Оценить стажёра после испытательного срока

При завершении адаптации фармспециалист — уже самостоятельная единица аптеки. Он вооружён всеми необходимыми знаниями и навыками и уверенно справляется со своими обязанностями.

Шаги по организации:

• Дать обратную связь от наставника в конце адаптации, чтобы оценить работу на испытательном сроке.
• Оценить сотрудника с помощью метода «360 градусов» — опроса руководителя, коллег и подчинённых о сотруднике.

Метод «360 градусов» оценивает слабые и сильные стороны фамспециалиста, точки роста и соответствие должности. На основе опроса принимают решение о принятии в штат. Провести опросы по методу «360 градусов» быстро и удобно можно в iSpring Learn: создайте свой радар компетенций, назначьте опрос нужным коллегам и выгрузите отчёт с готовой аналитикой. Вот так может выглядеть радар компетенций каждого из работников вашей компании:

Пример радара компетенций фармспециалиста при оценке по методу «360 градусов» в iSpring Learn. Радар помогает проанализировать работу сотрудника с точки зрения разных отделов аптеки.

Цельная система адаптации состоит из трёх составляющих: процессы, инструменты и контент. С такой системой вы быстро обучите новичков и после испытательного срока получите надёжных фармспециалистов, выполняющих рабочие показатели.

Курсы для обучения новых фармспециалистов учебного центра «Доктрина» помогут собственнику аптеки решить сразу несколько задач:

• быстро включить сотрудника в работу;
• освободить время наставников;
• стандартизировать работу аптечной сети.

Посмотреть каталог курсов «Доктрины» можно на сайте учебного центра.

Курсы по адаптации новым сотрудникам можно назначить в iSpring Learn. Протестировать платформу можно бесплатно в течение 14 дней. Получить бесплатный пробный доступ.