Наталья Павлова
Менеджер по обучению персонала, ЭкоНива-Техника Холдинг, Москва
Почему компания решила перейти на онлайн-обучение сотрудников, и как проходил этот процесс?
Немец Штефан Дюрр впервые попал в Россию в 1989 году по студенческому обмену. Прожив полгода, он решил остаться. Сначала помогал другим студентам по обмену, потом налаживал международные связи с Германией. А в 1994-м стал сооснователем российско-германской компании «ЭкоНива». К нынешнему моменту «ЭкоНива» стала одним из крупнейших в России дилеров сельскохозяйственной техники со штатом более 700 человек и представительствами в 23 регионах страны.
Кейс взят со стороннего сайта. Перейти на источник
Несколько лет назад «ЭкоНива» начала внедрять систему дистанционного обучения. Задуматься о дистанционном обучении сотрудников нас заставил быстрый рост компании. Наш основной поставщик техники, компания John Deere, передала нам в ведение новые регионы, где мы стали их официальными дилерами. Сейчас в зоне ответственности компании «ЭкоНива» 26 регионов России, 23 сервисных центра и около 750 сотрудников.
Изначально, когда компания была представлена в 14 регионах, обучение велось на местах. С целью повышения квалификации персонала в 2019 году был выделен отдел обучения. Мы сформировали штат из четырех сервисных тренеров, которые обучали инженеров правильному обслуживанию техники и ремонту.
С ростом числа регионов и штата сотрудников возникла проблема — тренеры уже не могли покрывать все регионы присутствия и проводить очное обучение. К тому же командировки стоили денег: если брать удаленные регионы, вроде Сибири, то двухдневный тренинг обходился в 18-19 тысяч рублей. Эти расходы включали в себя перелет сотрудника в головной офис, командировочные расходы и проживание в гостинице.
Также наш бизнес во многом зависит от сезонного графика работ в сельском хозяйстве. Часто бывало такое, что в высокий сезон из-за интенсивного графика и нагрузки сотрудников, обучение откладывалось или затягивалось. Чтобы обучение максимально полно охватывало все наши офисы, и мы могли своевременно предоставить сотрудникам необходимые им знания, мы решили перевести часть обучения в онлайн-формат.
Как выбирали площадку
Мы рассматривали несколько поставщиков решений для дистанционного обучения. Предварительно сформулировали чек-лист, в котором прописали желаемые параметры платформы:
- настраиваемый интерфейс;
- возможность проходить курсы с мобильных устройств;
- возможность составления отчетов и загрузки тестовых заданий;
- возможность составлять расписание;
- интеграция с другими площадками (например, Zoom);
- активная техподдержка (это особенно ценно на этапе запуска).
В итоге выбрали iSpring Learn. У них с самого начала был перевес. Очень хорошо сработали менеджеры, с которыми мы были в постоянном контакте. Они подробно презентовали платформу, были всегда на связи по всем нюансам и вопросам. Решение понравилось, в том числе и ценовой политикой. Кроме того у iSpring есть конструктор курсов iSpring Suite.
Еще одним пунктом в пользу iSpring стал трехмесячный обучающий курс по созданию онлайн-курсов. Это были вебинары и около 3-4 очных встреч с преподавателями. Очень понравилось, что на курсе дается не только техническая информация — как работать с iSpring или как сверстать курс. Но еще большое внимание уделено тому, как выстроить программу обучения в компании, как правильно подобрать материалы, методологии обучения, дизайну курсов.
Мы смогли полностью для себя структурировать: с чего начать разработку, как правильно оформить материал и работать с внутренними экспертами, а главное — как «продать» курс своим сотрудникам и сделать его действительно нужным и полезным.
Новым сотрудников очень нравится дистанционный welcome-курс, с ним намного проще адаптироваться в компании
По итогам этого обучения мы разработали welcome-курс для новичков в компании, а еще аналогичный курс для стажеров и практикантов. Если у вас нет опыта в создании курсов, то это отличная возможность его получить. С преподавателями мы до сих пор на связи, к ним всегда можно обратиться, если нужна консультация.
Трудности перевода
Запуск собственного центра дистанционного обучения занял у нас почти год. Это был длительный процесс, но мы изначально хотели сначала разработать курсы, а уже потом объявить о запуске учебного портала. При этом у HR-отдела, который отвечает за обучение, были и другие проекты. Мы разбили внедрение платформы на несколько этапов, чтобы планомерно ввести онлайн-формат в нашу программу развития сотрудников.
Еще оказалось, что перевод технических регламентов в формат курсов занимает довольно продолжительное время. Нужно было сфотографировать каждый элемент машины, показать все, подробно описать. По темам личностного роста мы рассматривали вариант покупки готовых курсов. Изучили несколько предложений, но они нам не подошли — либо курсы были неинтересные, либо был устаревший формат подачи информации. В итоге мы решили самостоятельно разрабатывать эти курсы.
По каждому виду техники есть инструкции и регламенты технического обслуживания. Удобно, когда инженер выезжает на обслуживание техники, а у него все материалы в мобильном устройстве
Мы понимали, что если быстро стартовать, то не получится качественно. Поэтому целый год потратили на качественную проработку контента. Оглядываясь на этот опыт, могу сказать, что тянуть с запуском дистанционного обучения точно не нужно — если решили запускать, то надо активно этим заниматься.
При этом в компании должен быть человек, который станет ключевым администратором системы и будет ее поддерживать. И нужно постоянно обновлять набор курсов, делать новые. Если площадка запущена, но не обновляется, то она перестанет быть эффективной уже через пару месяцев. Раз в месяц мы делаем рассылку с новыми курсами и дублируем информацию на корпоративном портале.
Пока материалов у нас не так много — 47 курсов, из них 45 именно технических. Есть годовой план по разработке новых курсов и их внедрение в работу. Стараемся не останавливаться — сейчас в разработке порядка 10 программ обучения.
Регламенты под рукой
У нас обучающие курсы поделены на две большие категории — технические курсы, относящиеся к отделам продаж, запчастей, сервиса и курсы, направленные на повышение личной эффективности для всех сотрудников.
Большую часть бизнеса компании занимает не только продажа сельскохозяйственной техники, но и ее сервисное обслуживание и ремонт. По каждому виду техники есть инструкции и регламенты технического обслуживания, которые должны знать сотрудники компании. Их оказалось удобно перевести в онлайн-формат, хотя интерактивные и игровые вещи в такие курсы вставить довольно сложно.
Удобно, когда инженер выезжает на обслуживание техники, а у него все материалы в мобильном устройстве. Особенно для новичков это актуально. Также мы занимаемся обучением своих клиентов и открываем им технические курсы на некоторое время после покупки техники. Доступ к техническим курсам получают и студенты-стажеры.
Нам важно понимать, что человек не просто «прощелкал» курс, что он действительно чему-то научился. Для этого мы используем внутренние инструменты тестирования iSpring
Второй блок курсов полезен всем сотрудникам нашей компании: это курсы по эмоциональному интеллекту, тайм-менеджменту, навыкам коммуникаций и другим вещам, которые сделают работу более эффективной.
Возраст 65% сотрудников компании не превышает 35 лет — и у них есть желание развиваться. В дальнейшем мы планируем дополнительно сделать базу знаний, где хранились бы не только курсы, но и различные книги, статьи, ссылки на полезные ресурсы, которые помогают сотрудникам повысить свой уровень.
Также мы стали дистанционно проводить welcome-тренинги для адаптации новых сотрудников. Ежемесячно у нас появляется около 20-30 новых сотрудников. Испытательный срок длится три месяца. Каждому новому сотруднику мы готовим план адаптации, ставим цели, отслеживаем текущие результаты. Работу и процесс обучения новичка курирует менеджер по персоналу совместно с наставником и руководителем. Есть промежуточные интервью и оценки, по которым можно судить, как проходит процесс адаптации. Если кто-то из сотрудников покидает компанию, то обязательно проводится exit-интервью.
Специфика отрасли
Обязательно ли проходить курсы? Инженеры в компании разбиты на разные категории. Они могут повысить свою категории через аттестацию. Изучение технических курсов позволяет лучше подготовиться к аттестации и успешно ее пройти. Сейчас мы прорабатываем механизм, который бы позволил учитывать прогресс обучения в итогах аттестации.
Нам важно понимать, что человек не просто «прощелкал» курс, что он действительно чему-то научился. Раньше мы проводили тестирования и опросники после прохождения курсов с помощью Google Forms. Сейчас стали использовать внутренние инструменты для тестирования iSpring. С их помощью, например, можно задать ограничения по времени прохождения курсов, а потом собрать статистику по успеваемости сотрудников.
Инженеры в компании разбиты на разные категории. Они могут повысить свою категорию через аттестацию. Изучение технических курсов позволяет лучше подготовиться к аттестации и успешно ее пройти
Сотрудники других отделов (продажи, запчасти и пр.) тоже проходят оценку. И если сотруднику не хватает каких-то компетенций и знаний, то ему назначается курс обучения. Оценка и тестирование сотрудников позволяют создать план развития для каждого из них: какие-то курсы становятся обязательными, а какие-то дополнительными. Проще показать онлайн-курс, чем проводить очное мероприятие. Сотрудник может в любое время подключиться и удаленно пройти.
В условиях пандемии мы стали активно проводить вебинары, приглашали сторонних экспертов. На них специалисты рассказывали про различные модели техники, основы агрономии, новинки сельхоз отрасли. Это специализированные знания, которые нужны трем зарабатывающим отделам — продажам, сервису и послепродажному обслуживанию. Дело в том, что в разных регионах спрос на разную технику. Специализированные знания нужны и для грамотных продаж, и для качественного обслуживания.
В iSpring есть возможность интеграции с сервисом видеоконференций Zoom. Но наши IT-специалисты сомневались в безопасности Zoom, поэтому для вебинаров выбрали Skype. В итоге, вебинары проходили на сторонней площадке, а потом заливались в iSpring, чтобы все сотрудники имели к ним доступ.
Примерно 25% обучения останется в формате очных встреч — это мероприятия с внешними экспертами, бизнес-тренерами, поставщиками
Мы еще только на старте наших амбициозных планов, которые хотелось бы осуществить с помощью iSpring — создать библиотеку знаний для сотрудников, работать не только с новичками, но и развивать проект кадрового резерва.
Результаты обучения
Сейчас у нас разработкой курсов занимают семь человек: четыре сервисных тренера (hard skills) и три менеджера, разрабатывающие курсы по личной эффективности (soft skills). Сервисные тренеры раньше были инженерами в компании, а теперь занялись обучением. Для них это новая ступенька роста, продвижение в компании.
Но главный момент — не потерять практические навыки. Сервисные тренеры сами продолжают активно учиться, участвуют в пуско-наладке новой техники, помогают инженерам проводить настройку и сервисное обслуживание, ездят на демо-показы производителей, выставки, выездные обучения у клиентов.
Ежемесячно у нас появляется около 20-30 новых сотрудников. Испытательный срок длится три месяца. Каждому новому сотруднику мы готовим план адаптации, ставим цели, отслеживаем текущие результаты
Для технических специалистов курсы — это мануал, о правильной настройке машин и их эксплуатации, который всегда под рукой. Больше нет необходимости искать в длинных каталогах какие-то конкретные рекомендации, например, по проведению ТО техники — все основные моменты уже собраны в короткую мини-инструкцию пользователя.
При этом мы не стремимся полностью перейти на дистанционное обучение, личное общение тоже важно. Примерно 25% обучения останется в формате очных встреч — это мероприятия с внешними экспертами, бизнес-тренерами, поставщиками. У некоторых поставщиков есть обязательное обучение для дилеров, и его надо проходить очно. Тем более специфика компании не позволяет полностью перейти на дистанционное обучение.
Если речь о сложном ремонте, то все равно лучше лично приехать, руками пощупать, залезть внутрь техники. Онлайн-курсами это сложно заменить. Это именно специфика нашей сферы.
Каких результатов мы добились с помощью онлайн-обучения:
- Сэкономили на организации очных тренингов. Теперь один курс доступен всем 700 специалистам во всех регионах присутствия.
- Оцифровали базу знаний не только по технике, но и по стандартам обслуживания. Когда инженер выезжает на обслуживание техники все материалы под рукой в мобильном устройстве. Особенно это актуально для новичков. Благодаря этому снизили процент ошибок в сервисном обслуживании.
- Онлайн-обучение дает возможность привязать статистику по прохождению курсов к аттестации сотрудников. В будущем мы планируем учитывать прогресс обучения в итогах аттестации.
- Значительно упростили и ускорили процесс адаптации новых сотрудников в нашей компании, которая имеет большую филиальную сеть и сложную структуру.
В iSpring есть возможность формировать совершенно разные отчеты по обучению, что очень облегчает работу. Уже есть позитивный фидбек от сотрудников. В частности, новичкам очень нравится дистанционный welcome-курс, с ним намного проще адаптироваться в компании.
Узнать больше о создании онлайн-курсов для компании можно на сайте iSpring
