Импорт CSV-файла в iSpring Online: изменение информации сразу о нескольких пользователях

СДО iSpring Online предлагает удобную возможность добавления пользователей с помощью email адресов. Однако, если Вам необходимо отредактировать или добавить информацию сразу о нескольких пользователях, воспользуйтесь специальной функцией - импорт пользователей из CSV-файла.

Что значит CSV?

Аббревиатура CSV расшифровывается как «comma-separated values», то есть значения, разделенные запятыми. CSV – это текстовый формат, предназначенный для представления табличных данных. Все значения формируют таблицу со строками и столбцами, которая может быть открыта в Microsoft Excel или любом другом табличном редакторе.

С помощью функции Импорт из файла можно не только добавлять и редактировать информацию о пользователях, но и создавать группы пользователей.

Кроме того, в разделе Настройки портала СДО iSpring Online вы можете добавлять, редактировать и удалять языковые версии пользовательского портала, изменив CSV-файл.

Для начала необходимо разобраться с требованиями к CSV файлам, загружаемым в СДО. Файл с данными должен иметь расширение .csv (кодировка UTF-8) или .txt (кодировка UTF-16).

Инструкция по импорту файла CSV

Самый популярный инструмент для редактирования таблицы данных - Microsoft Excel.

Чтобы отредактировать и загрузить список пользователей:

  1. Скачайте список пользователей из СДО iSpring Online в формате .csv. Для этого в верхней панели аккаунта нажмите вкладку «Пользователи». Справа вы увидите кнопку «Экспорт». В открывшемся списке выберите «Экспорт в CSV».

  2. Отредактируйте файл в Microsoft Excel.

    1. Откройте файл CSV в Excel
    2. Внесите необходимые изменения (вы можете изменить e-mail, имя и фамилию, адрес сразу по нескольким пользователям)
    3. Нажмите «Файл – Сохранить как»
    4. В выпадающем списке «Тип файла» выберите «Текст Юникод (*.txt)»

    Примечание: в процессе редактирования вы можете добавить пользователей, заполнив новые строки. Если Вам необходима дополнительная группа, просто вставьте после столбцов «Группа» еще один. Вы можете создать до 10 различных групп.

  3. Теперь таблица данных в формате .txt может быть загружена обратно в СДО.

    1. Зайдите во вкладку «Пользователи»
    2. Щелкните «Добавить пользователя»
    3. Перейдите на вкладку «Импорт из файла»
    4. Загрузите файл с вашими данными

    Во время загрузки обратите внимание на две дополнительные опции:

    • В таблице CSV вы можете установить пароли для пользователей. Пароли должны быть написаны латинскими буквами (a-z), содержать хотя бы одну заглавную букву (A-Z) и цифру (0-9), а также быть длиной 6 и более символов. Если вы не вводили пароли в таблицу, поставьте галочку в поле «Для каждого пользователя создать пароль по умолчанию». В этом случае новые пользователи получат пароли, сгенерированные автоматически.

    • Чтобы отправить данные пользователям после загрузки CSV файла автоматически, включите опцию «Отправить пользователям сообщение с информацией для авторизации». Система определит, какие пользователи являются новыми и отправит информацию только им.

  4. Загрузка данных пользователей займет некоторое время. Во время загрузки вы увидите прогресс в специальном поле. Если число пользователей около 1000, загрузка, проверка записей всех пользователей и отправка автоматических сообщений с регистрационными данными может занять до 20 минут.

    Когда загрузка будет завершена, вы увидите сообщение:

Вот и все! Теперь, когда пользователи добавлены, вы можете продолжить управление своим аккаунтом СДО iSpring Online.

Изменение CSV файла в тестовом редакторе

В качестве альтернативы для изменения файла CSV вы можете использовать обычный текстовый редактор. Кроме процесса сохранения все шаги останутся такими же.

При открытии файла CSV в любом текстовом редакторе, например Notepad++, обратите внимание на поле «Кодировка» на панели статуса. В поле «Кодировка» должно быть UTF-8. Если указан ANSI или какой-либо другой вид кодировки, в строке меню нажмите «Кодировки» и выберите «Кодировать в UTF-8».

В программе Notepad Windows нет панели статуса, но при сохранении (Файл – Сохранить как) виды кодировок будут отображаться в выпадающем списке.

Рекомендуемое ПО для работы с CSV файлами:

Остались вопросы? Свяжитесь с нами, будем рады Вам помочь.

Клиенты iSpring