СДО iSpring Online: импорт пользователей из файла

Добавить новых пользователей в СДО iSpring Online можно двумя способами: по email или логину и с помощью импорта CSV/XLSX-файла. Импорт пригодится, если вам нужно отредактировать или добавить информацию сразу о нескольких пользователях.

Файл CSV или Excel

Аббревиатура CSV расшифровывается как «comma-separated values», то есть значения, разделенные запятыми. CSV – это текстовый формат, предназначенный для представления табличных данных. Все значения формируют таблицу со строками и столбцами, которую можно открыть в Microsoft Excel или любом другом табличном редакторе.

Если вы не разбираетесь в кодировках и строках CSV-файлов, можно просто использовать XLSX-шаблон и работать с ним в формате знакомой таблицы.

С помощью функции импорта из файла можно добавлять и редактировать информацию о пользователях в СДО iSpring Online, а также создавать группы пользователей.

Как изменить/добавить информацию о пользователях с помощью импорта файла

Шаг 1. Скачайте шаблон CSV или XLSX

Если вам нужно добавить новых пользователей, вы можете скачать шаблон для импорта в окне добавления пользователей: Добавить пользователя > Импорт из файла. Скачайте шаблон в формате .csv или .xlsx.

Если вам нужно отредактировать информацию об учащихся, сначала нужно экспортировать список пользователей.

Для этого в боковом меню перейдите на вкладку Пользователи. Справа вы увидите кнопку Экспорт. В раскрывающемся списке выберите Экспорт в XLSX или Экспорт в CSV.

Примечание: с помощью экспортированного файла вы также можете добавить новых пользователей и новые группы.

Шаг 2. Изменение информации о пользователях

Чтобы изменить информацию о существующих пользователях, откройте файл CSV/XLSX в Excel и отредактируйте данные, не меняя структуру файла. В этом же файле вы можете добавить пользователей, заполнив новые строки.

Шаблоны импорта и экспорта одинаковые, но при редактировании шаблона некоторые столбцы заполнять не нужно.

Рассмотрим подробнее данные пользователей в шаблоне:

  • Вы можете изменить логин, email, пароль, имя и фамилию пользователей, добавить им должности, компании, заполнить адрес.

    Обратите внимание, что на странице Пользователи вы можете настроить поля пользовательского профиля. Если какое-то поле, например Город и Должность, являются в настройках обязательными, то и при редактировании шаблона импорта их нужно обязательно заполнить.

  • Если вам нужно добавить пользователя в одну или несколько групп, просто добавьте названия каждой группы в отдельные столбцы. Даже если группы с таким названием нет в вашем аккаунте, она будет создана автоматически при импорте пользователей.

  • Столбец Активность – укажите «Нет», чтобы деактивировать пользователя, или оставьте ячейку пустой, если пользователь должен остаться активным.

  • Столбец Отчеты при импорте заполнять не нужно. При экспорте здесь указывается, может ли пользователь создавать отчеты по организации или группам.

  • Чтобы изменить роль учащихся, укажите в соответствующем столбце «Администратор», «Администратор организации», «Автор» или оставьте столбец пустым, чтобы присвоить роль «Пользователь». Обратите внимание, что владельца аккаунта менять нельзя.

  • Столбец Дата деактивации — напишите дату в формате ГГГГ-ММ-ДД, если нужно автоматически деактивировать пользователя в указанный день, либо оставьте пустым.

  • Столбец Входил при импорте заполнять не нужно. При экспорте пользователей здесь указывается дата, когда пользователь в последний раз заходил в свой аккаунт.

  • В столбец Добавлен также ничего добавлять не нужно. Он заполняется при экспорте и содержит дату добавления пользователя в аккаунт.

Когда вы добавите всю необходимую информацию, сохраните изменения.

Если вы работаете с файлом XLSX, просто нажмите Сохранить. Если вы редактируете CSV файл в Excel – нажмите Сохранить как и в выпадающем списке «Тип файла» выберите «Текст Юникод (*.txt)»

Шаг 3. Загрузка данных в СДО

Теперь таблицу данных можно загрузить обратно в СДО.

  1. Зайдите во вкладку Пользователи и нажмите Добавить пользователя

  2. Перейдите на вкладку Импорт из файла

  3. Загрузите файл с вашими данными

Во время загрузки обратите внимание на две дополнительные опции:

  1. В таблице CSV/XLSX вы можете установить пароли для пользователей. Пароли должны быть написаны латинскими буквами (a-z), содержать хотя бы одну заглавную букву (A-Z) и цифру (0-9), а также быть длиной 6 и более символов.

    Если вы не вводили пароли в таблицу, поставьте галочку в поле «Для каждого пользователя создать пароль по умолчанию». В этом случае новые пользователи получат пароли, сгенерированные автоматически.

  2. Чтобы отправить данные пользователям после загрузки CSV/XLSX файла автоматически, включите опцию «Отправить пользователям сообщение с информацией для авторизации». Система определит, какие пользователи являются новыми и отправит информацию только им.

Во время загрузки вы увидите прогресс в специальном поле, это может занять какое-то время. Если число пользователей около 1000, загрузка, проверка записей всех пользователей и отправка автоматических сообщений с регистрационными данными может занять до 20 минут.

Когда загрузка будет завершена, вы увидите сообщение:

Вот и все! Теперь, когда пользователи добавлены, вы можете продолжить управление своим аккаунтом СДО iSpring Online.

Изменение CSV файла в текстовом редакторе

В качестве альтернативы для изменения файла CSV вы можете использовать обычный текстовый редактор. Кроме процесса сохранения все шаги останутся такими же.

При открытии файла CSV в любом текстовом редакторе, например Notepad++, обратите внимание на поле «Кодировка» на панели статуса. В поле «Кодировка» должно быть UTF-8. Если указан ANSI или какой-либо другой вид кодировки, в строке меню нажмите «Кодировки» и выберите «Кодировать в UTF-8».

В программе Notepad Windows нет панели статуса, но при сохранении (Файл – Сохранить как) виды кодировок будут отображаться в выпадающем списке.